Documentos

Una institución no se construye solamente mediante reuniones y acuerdos verbales. También necesita documentos que permitan saber qué se decidió, quién tenía autoridad para decidirlo, qué reglas se encuentran vigentes y cómo pueden verificarse posteriormente.

La Asociación Puerto Carreño está desarrollando desde su etapa de formación un sistema documental destinado a acompañarla desde su condición actual de asociación de hecho hasta su futura formalización como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL).

Esta página explica qué tipos de documentos utilizamos, para qué sirven y cómo distinguiremos entre borradores, documentos adoptados, versiones públicas, documentos oficiales e información meramente explicativa.

Por Qué Documentamos

La documentación permite conservar la memoria institucional.

Una persona que ingrese a la Asociación dentro de varios años no debería depender de la memoria de los fundadores para comprender por qué existe una determinada regla, cuándo fue aprobada o quién asumió una responsabilidad.

Los documentos también permiten:

• demostrar decisiones;
• mantener continuidad administrativa;
• establecer responsabilidades;
• administrar recursos;
• proteger derechos de los miembros;
• cumplir obligaciones legales y tributarias;
• rendir cuentas;
• responder a auditorías y requerimientos;
• trabajar con donantes y cooperantes;
• administrar proyectos; y
• preservar la historia institucional.

Marco Jurídico Básico

La formalización de una asociación o corporación sin ánimo de lucro en Colombia requiere documentación específica.

El artículo 40 del Decreto 2150 de 1995 establece elementos mínimos del documento de constitución, entre ellos la identificación y domicilio de quienes intervienen como otorgantes, el nombre de la entidad, su clase de persona jurídica, objeto, patrimonio, forma de administración, reuniones, duración, causales de disolución, liquidación y administradores.

El Decreto 427 de 1996 reglamenta el registro de estas entidades ante la Cámara de Comercio correspondiente a su domicilio principal.

La Asociación utilizará estas normas como parte de su marco de referencia, junto con las demás disposiciones que resulten aplicables cuando se complete la formalización.

La preparación de nuestros propios documentos no sustituye la revisión jurídica, contable, tributaria o registral que corresponda antes de su adopción o presentación oficial.

Documentos De Constitución

Los documentos más importantes de la etapa de formalización serán aquellos mediante los cuales los fundadores manifiesten formalmente su voluntad de constituir la futura persona jurídica.

Entre ellos se encontrarán principalmente:

• Acta de Asamblea de Constitución;
• Estatutos;
• identificación de fundadores u otorgantes;
• nombramientos que correspondan;
• aceptaciones de cargos cuando sean necesarias;
• documentación requerida para el registro; y
• formularios y anexos exigidos por la autoridad registral.

El acta y los estatutos podrán estructurarse como documentos relacionados entre sí. La versión que finalmente se presente para registro deberá cumplir los requisitos aplicables en ese momento.

Acta De Constitución

El Acta de Constitución documentará la reunión en la cual se adopte formalmente la creación de la persona jurídica.

Deberá permitir identificar, entre otros aspectos:

• fecha y lugar;
• personas participantes;
• decisión de constituir la entidad;
• aprobación de los estatutos;
• elecciones o nombramientos;
• decisiones sobre patrimonio o aportes iniciales;
• autorizaciones necesarias para completar el registro; y
• firmas o formalidades exigibles.

Hasta que esa Asamblea de Constitución ocurra formalmente, los documentos preparatorios deberán seguir identificándose como borradores o propuestas.

Estatutos

Los estatutos serán el principal instrumento interno de gobierno de la Asociación una vez adoptados.

Entre otras materias deberán desarrollar:

• nombre;
• naturaleza jurídica;
• domicilio;
• duración;
• objeto;
• patrimonio;
• membresía;
• derechos y deberes;
• órganos de gobierno;
• Asamblea;
• representación legal;
• administración;
• reuniones;
• votaciones;
• control y fiscalización cuando corresponda;
• reformas;
• disolución; y
• liquidación.

La página de Estatutos permitirá seguir separadamente su proceso de desarrollo y, después de su adopción, identificar claramente la versión vigente.

Fundadores Y Miembros Constituyentes

Los fundadores deberán quedar identificados en los instrumentos correspondientes de constitución.

La Asociación también podrá utilizar internamente expresiones como miembro constituyente o charter member si esa categoría es finalmente definida y adoptada.

Sin embargo, una denominación institucional utilizada durante la etapa de formación no debe confundirse automáticamente con una categoría jurídica definitiva.

Los estatutos determinarán qué categorías de membresía existen formalmente y qué derechos corresponden a cada una.

Registro De Miembros

La Asociación deberá mantener un registro institucional actualizado de sus miembros.

Este registro podrá contener la información necesaria para verificar:

• identidad;
• fecha de admisión;
• categoría;
• estado de la membresía;
• derechos aplicables;
• cumplimiento de cuotas cuando corresponda; y
• decisiones que modifiquen la relación de membresía.

El registro completo será un documento administrativo protegido. La transparencia institucional no requiere publicar indiscriminadamente la información personal de los miembros.

Libros Y Registros Institucionales

Después de la formalización deberán mantenerse y, cuando la ley lo exija, registrarse los libros institucionales correspondientes.

Entre los registros fundamentales se encuentran los libros o sistemas destinados a conservar las actas del máximo órgano institucional y los registros de asociados o miembros que resulten aplicables.

Los libros contables y demás registros financieros deberán conservarse conforme a las normas contables y tributarias correspondientes, aunque su tratamiento registral no sea necesariamente idéntico al de los libros de actas o de asociados.

Actas

Las actas documentan formalmente las reuniones y decisiones institucionales.

Podremos mantener, según la estructura finalmente adoptada:

• actas de Asamblea;
• actas de Junta Directiva;
• actas de comités;
• actas de reuniones extraordinarias; y
• otros registros de deliberación cuando sean necesarios.

Un acta debe permitir reconstruir suficientemente qué ocurrió y qué decisiones fueron adoptadas, sin necesidad de convertirse en una transcripción literal de cada conversación.

Resoluciones, Acuerdos Y Decisiones

No todas las decisiones necesitan estar incorporadas en los estatutos.

La Asociación podrá utilizar resoluciones, acuerdos, autorizaciones u otros instrumentos para documentar decisiones administrativas o institucionales dentro de las competencias correspondientes.

Estos documentos deberán indicar, cuando resulte apropiado:

• autoridad que decide;
• fecha;
• fundamento;
• decisión adoptada;
• responsable de ejecutarla; y
• vigencia.

Nombramientos Y Aceptaciones

Los nombramientos deben documentarse cuando una persona recibe una responsabilidad institucional.

Cuando la formalidad aplicable requiera aceptación del cargo, esta también deberá conservarse.

Una designación provisional durante la etapa de formación deberá diferenciarse claramente de un nombramiento realizado posteriormente por los órganos de una persona jurídica constituida.

Delegaciones Y Autorizaciones

Cuando una persona recibe autoridad para ejecutar una función específica, esa delegación debe poder demostrarse.

Podrán existir documentos sobre:

• manejo de recursos;
• firma de contratos;
• coordinación de programas;
• administración tecnológica;
• representación en reuniones;
• gestión de proyectos;
• trámites; y
• otras responsabilidades delegadas.

Políticas Institucionales

Las políticas desarrollan reglas que no necesitan incorporarse íntegramente en los estatutos.

Entre las políticas que podrán documentarse se encuentran:

• conflictos de interés;
• membresía;
• transparencia;
• protección de datos;
• manejo financiero;
• contratación;
• voluntariado;
• participación;
• uso de recursos tecnológicos;
• protección de menores cuando corresponda;
• donaciones y financiación;
• comunicaciones; y
• otros asuntos que requieran reglas institucionales consistentes.

La página de Políticas organizará estas reglas y explicará cuál es su estado de adopción.

Documentos Financieros

Una Asociación que administra recursos necesita documentación financiera suficiente para demostrar qué recibió, qué debe, qué posee y cómo utiliza sus fondos.

Entre los documentos que podrán existir se encuentran:

• presupuesto anual;
• presupuestos de proyectos;
• registros contables;
• estados financieros;
• informes de tesorería;
• conciliaciones;
• inventarios de activos;
• soportes de ingresos y gastos;
• informes sobre fondos restringidos;
• certificaciones; y
• documentación tributaria.

Donaciones, Subvenciones Y Cooperación

La capacidad de trabajar con fundaciones, universidades, gobiernos, organismos internacionales y otros cooperantes requiere una documentación especialmente ordenada.

Según el proyecto, podrán existir:

• propuestas de financiación;
• formularios de solicitud;
• cartas de intención;
• acuerdos de donación;
• convenios;
• contratos;
• presupuestos;
• cronogramas;
• documentos de debida diligencia;
• restricciones del financiador;
• informes narrativos;
• informes financieros;
• informes de resultados; y
• documentos de cierre.

La Asociación deberá conservar los documentos originales correspondientes aunque el sitio público solamente presente una versión resumida o una ficha informativa.

Documentos De Proyectos

Cada proyecto significativo debería poder comprenderse como una unidad documental.

Un expediente de proyecto puede incluir:

• concepto inicial;
• justificación;
• objetivos;
• responsables;
• presupuesto;
• financiación;
• cronograma;
• acuerdos;
• evaluación de riesgos;
• participantes;
• autorizaciones;
• resultados;
• fotografías y evidencias cuando correspondan;
• informes; y
• cierre.

Documentos De Programas Y Clubes

Los programas y clubes también deben saber bajo qué reglas funcionan.

Según su naturaleza podrán mantener:

• ficha institucional;
• propósito;
• responsable;
• reglas de participación;
• presupuesto;
• cuotas o tarifas cuando correspondan;
• registro de participantes;
• autorizaciones;
• informes; y
• procedimientos específicos.

Estos documentos no modifican por sí solos los estatutos ni crean derechos de membresía en la Asociación.

Informes

Los informes explican qué hizo la Asociación durante un periodo determinado.

Podrán incluir:

• Informe Anual de Gestión;
• informes financieros;
• informes de programas;
• informes de proyectos;
• informes para donantes;
• rendiciones de cuentas;
• evaluaciones; y
• memorias institucionales.

Si en el futuro la Asociación pertenece al Régimen Tributario Especial, deberá atender además los requerimientos documentales y de actualización pública establecidos por la normativa tributaria aplicable.

Documentación Del Régimen Tributario Especial

La condición de ESAL y la pertenencia al Régimen Tributario Especial son asuntos diferentes.

Si la Asociación solicita y obtiene posteriormente la calificación correspondiente, podrá ser necesario mantener y presentar documentos como informes de gestión, estados financieros, certificaciones y documentos estatutarios conforme a los requisitos vigentes.

Estos documentos solamente se incorporarán a nuestro sistema bajo esa categoría cuando la Asociación realmente se encuentre sometida a esas obligaciones.

Qué Consideramos Un Documento Oficial

No todo archivo que aparece en Google Drive o que contiene el logotipo de la Asociación es un documento oficial.

Para nuestros propósitos, un documento podrá considerarse institucionalmente oficial cuando:

• haya sido aprobado o emitido por la autoridad competente;
• pueda identificarse su versión;
• indique su fecha;
• indique su estado;
• se pueda determinar quién lo aprobó o emitió; y
• se conserve una copia institucional controlada.

Cuando corresponda, el documento oficial se conservará en formato no editable o se publicará como PDF para mantener una referencia estable.

Google Docs Y Documentos PDF

Utilizaremos Google Docs para preparar, revisar y colaborar en documentos durante su desarrollo.

Ese proceso facilita:

• control de cambios;
• comentarios;
• revisión colaborativa;
• historial de versiones;
• aprobaciones internas; y
• preparación de versiones definitivas.

Cuando un documento deba convertirse en una referencia institucional estable, podremos generar una versión PDF correspondiente a la versión aprobada.

El PDF no convierte por sí solo un borrador en documento oficial. La autoridad proviene de la decisión mediante la cual fue aprobado o emitido.

Hojas Informativas Y Fact Sheets

También publicaremos documentos explicativos que faciliten comprender asuntos complejos.

Una Hoja Informativa o Fact Sheet puede resumir:

• un programa;
• una política;
• un proyecto;
• una oportunidad de participación;
• una obligación;
• un procedimiento; o
• un tema institucional.

Una Hoja Informativa explica. No reemplaza el documento jurídico o institucional que gobierna el asunto.

Si existe diferencia entre una ficha explicativa y el estatuto, política, resolución, contrato o documento oficial correspondiente, prevalecerá el instrumento que tenga autoridad institucional o jurídica.

Estado De Los Documentos

Para evitar confusión utilizaremos estados documentales claros.

Entre ellos podrán encontrarse:

• Borrador: documento de trabajo que puede cambiar.
• En Revisión: documento sometido a comentarios o evaluación.
• Propuesta: texto presentado para consideración pero todavía no adoptado.
• Aprobado: documento formalmente aceptado por la autoridad competente.
• Vigente: documento actualmente aplicable.
• Modificado: documento que ha recibido cambios posteriores.
• Reemplazado: documento sustituido por una versión posterior.
• Archivado: documento que ya no se utiliza operativamente pero debe conservarse.
• Histórico: documento conservado como parte de la memoria institucional.

Control De Versiones

Los documentos importantes deberán poder distinguirse entre sí cuando existan varias versiones.

Una identificación documental puede incluir elementos como:

• título;
• código interno;
• versión;
• fecha;
• estado;
• autor o responsable;
• autoridad de aprobación; y
• fecha de entrada en vigencia.

Esto permite evitar que una copia antigua continúe circulando como si todavía fuera vigente.

Clasificación De Acceso

No todos los documentos deben tener el mismo nivel de acceso.

Podremos utilizar categorías como:

• Público: puede ser consultado libremente.
• Miembros: disponible para miembros cuando exista una razón institucional.
• Interno: necesario para la administración pero no destinado a publicación general.
• Restringido: acceso limitado por responsabilidades específicas.
• Confidencial: contiene información cuya divulgación debe limitarse.

Esta clasificación no podrá utilizarse para ocultar arbitrariamente información que exista obligación legal de divulgar.

Documentos Y Datos Personales

Algunos documentos institucionales pueden contener identificaciones, firmas, teléfonos, direcciones, información bancaria u otros datos personales.

Cuando un documento deba hacerse público, podremos generar una versión pública que conserve la información necesaria para transparencia mientras protege los datos que no deben divulgarse.

La copia interna completa deberá conservarse cuando exista una razón legítima para ello.

Originales Y Versiones Públicas

Una versión pública no modifica el documento original.

La Asociación podrá conservar:

• original institucional;
• copia de archivo;
• versión pública;
• traducción;
• resumen; y
• Hoja Informativa relacionada.

Cada versión deberá identificarse suficientemente para que no se confunda con otra.

Documentos Sujetos A Registro

Determinados actos y documentos de una ESAL deben presentarse ante la Cámara de Comercio u otra autoridad cuando la ley así lo exija.

La Asociación deberá verificar antes de cada trámite qué documentos son registrables y qué formalidades se encuentran vigentes.

Entre los asuntos que pueden generar actos sujetos a registro se encuentran la constitución, ciertos nombramientos, reformas estatutarias, disolución y otros actos determinados por las normas aplicables.

La copia conservada por la Asociación deberá permitir relacionar el documento interno con la inscripción correspondiente.

Cámara De Comercio

Por encontrarse el domicilio principal proyectado en Puerto Carreño, los trámites registrales deberán realizarse ante la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción sobre este domicilio.

Actualmente la Cámara de Comercio de Villavicencio presta servicios registrales en Puerto Carreño y publica información relacionada con el registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro.

Antes de presentar documentos verificaremos directamente con la Cámara los formularios, requisitos, tarifas y procedimientos vigentes.

Archivo Digital

Google Drive podrá utilizarse como parte principal del archivo de trabajo y colaboración institucional.

La estructura de carpetas deberá permitir separar claramente:

• borradores;
• documentos vigentes;
• documentos firmados;
• actas;
• finanzas;
• membresía;
• programas;
• proyectos;
• contratos;
• donaciones y cooperación;
• políticas;
• informes; y
• archivo histórico.

Los permisos de acceso deberán corresponder a las responsabilidades de cada persona.

Respaldo Y Conservación

Los documentos fundamentales no deberán depender de una única cuenta personal, dispositivo o ubicación.

La Asociación desarrollará procedimientos de respaldo y conservación que permitan mantener continuidad cuando cambien administradores, miembros o proveedores tecnológicos.

Los periodos de conservación deberán considerar las obligaciones legales, tributarias, contractuales y administrativas aplicables a cada tipo de documento.

Índice Documental Público

Esta página evolucionará progresivamente hacia un índice público de documentos.

Para cada documento publicado podremos mostrar información como:

• título;
• tipo;
• fecha;
• versión;
• estado;
• autoridad que lo adoptó;
• fecha de vigencia;
• documento reemplazado cuando corresponda; y
• enlace a la versión pública.

Documentos En Desarrollo

Durante nuestra etapa actual aparecerán varios documentos identificados expresamente como borrador, propuesta o en desarrollo.

Publicarlos de esa manera no significa que ya hayan sido adoptados.

Por el contrario, identificar correctamente su estado forma parte de nuestra política de transparencia.

Responsabilidad Documental

Una institución que no puede encontrar sus propios documentos pierde capacidad para gobernarse.

Por eso consideramos la gestión documental una función institucional real y no simplemente una tarea administrativa secundaria.

Nuestro objetivo es que cualquier decisión importante de la Asociación pueda ser comprendida años después mediante registros suficientes, sin depender exclusivamente de quienes estuvieron presentes cuando fue tomada.