Estatutos
Estatutos
Los Estatutos establecerán las reglas fundamentales mediante las cuales se organizará y gobernará jurídicamente la Asociación Puerto Carreño una vez sean formalmente adoptados.
Actualmente somos una asociación de hecho local de Puerto Carreño, Vichada, en formación como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Por esta razón, nuestros Estatutos permanecen en desarrollo y no deben presentarse todavía como el texto definitivo de una persona jurídica registrada.
Esta página sirve como punto institucional permanente para explicar el proceso, contenido, estado, aprobación y futuras reformas de los Estatutos.
Cuando exista una versión formalmente adoptada y registrada cuando corresponda, esta página identificará claramente el documento vigente y proporcionará acceso a su versión pública controlada.
Qué Son Los Estatutos
Los Estatutos son el principal conjunto de reglas internas que define la estructura fundamental de la Asociación.
Entre otras funciones, establecen:
- qué organización existe;
- para qué existe;
- quién puede pertenecer a ella;
- qué derechos y obligaciones tienen sus miembros;
- qué órganos de gobierno existen;
- cómo se toman las decisiones;
- quién puede representar jurídicamente a la entidad;
- cómo se administran sus recursos;
- cómo pueden modificarse sus reglas fundamentales; y
- qué ocurre si la organización se disuelve.
Los Estatutos No Son Lo Mismo Que Las Políticas
Los Estatutos deben contener las reglas estructurales de la Asociación.
Las políticas desarrollan asuntos administrativos y operativos que necesitan mayor detalle.
Por ejemplo, los Estatutos pueden establecer la obligación de administrar adecuadamente los conflictos de interés, mientras una política específica puede explicar el procedimiento utilizado para declararlos, evaluarlos y documentarlos.
Esta separación permite que los Estatutos permanezcan relativamente estables mientras los procedimientos administrativos pueden adaptarse cuando sea necesario.
Lugar De Los Estatutos En La Organización
Una vez adoptados, los Estatutos ocuparán una posición central dentro del sistema documental de la Asociación.
Como principio general, las políticas, reglamentos, procedimientos, decisiones, clubes y programas deberán desarrollarse de manera compatible con ellos.
Una política interna no podrá modificar por sí sola una regla estatutaria.
Cuando una disposición estatutaria deba cambiarse, deberá utilizarse el procedimiento de reforma que corresponda.
Marco Jurídico Básico
La preparación de los Estatutos se realizará teniendo en cuenta el marco jurídico aplicable a las asociaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro en Colombia.
Entre las normas básicas de referencia se encuentran:
- el Código Civil colombiano en las disposiciones aplicables a personas jurídicas;
- el Decreto Ley 2150 de 1995;
- el Decreto 427 de 1996;
- las normas reglamentarias y registrales aplicables; y
- las demás disposiciones que correspondan según las actividades finalmente desarrolladas por la Asociación.
Antes de la adopción y presentación registral del documento definitivo se deberá verificar la normativa vigente y realizar la revisión jurídica, contable y registral que corresponda.
Contenido Jurídico Fundamental
La legislación colombiana exige que el documento mediante el cual se constituye una entidad de esta naturaleza contenga determinada información fundamental.
Entre los asuntos que deberán quedar correctamente definidos se encuentran:
- las personas que intervienen en la constitución;
- el nombre de la entidad;
- su naturaleza o clase de persona jurídica;
- su objeto;
- su patrimonio y forma de aportes;
- su forma de administración;
- las facultades de quienes administran y representan;
- las reuniones ordinarias y extraordinarias;
- la duración de la entidad;
- las causales de disolución;
- el procedimiento de liquidación; y
- la identificación de quienes desempeñan funciones de administración y representación.
El texto definitivo también podrá desarrollar otros asuntos necesarios para garantizar una gobernanza clara y adecuada a las características reales de la Asociación.
Identidad Institucional
Los Estatutos deberán establecer claramente el nombre, naturaleza, domicilio y ámbito de actuación de la Asociación.
La futura persona jurídica deberá conservar una identidad institucional distinguible de:
- PuertoCarreño.com;
- publicaciones periodísticas;
- directorios;
- programas;
- clubes;
- proyectos regionales;
- negocios particulares; y
- otras organizaciones con las que mantenga relaciones.
Una relación de colaboración no deberá borrar esas identidades jurídicas y administrativas separadas.
Domicilio
El domicilio principal proyectado de la Asociación será Puerto Carreño, Vichada, Colombia.
Los Estatutos deberán establecer correctamente ese domicilio y podrán determinar las condiciones bajo las cuales la Asociación desarrolla actividades en otros lugares.
La existencia de proyectos fuera del área urbana o incluso fuera del municipio no modifica automáticamente el domicilio jurídico de la entidad.
Duración
Los Estatutos deberán establecer expresamente la duración de la Asociación de acuerdo con la forma jurídica y los requisitos aplicables.
Este asunto deberá definirse de manera consciente antes de la adopción definitiva y no será completado simplemente como una formalidad.
Objeto Institucional
El objeto define las finalidades y actividades principales para las cuales existe jurídicamente la Asociación.
Debe ser suficientemente amplio para permitir el desarrollo razonable de sus fines comunitarios, pero suficientemente claro para que miembros, autoridades, cooperantes y terceros comprendan qué tipo de organización es.
El objeto definitivo deberá guardar coherencia con áreas de trabajo como:
- participación comunitaria;
- educación y formación;
- cultura;
- desarrollo local;
- tecnología;
- programas y clubes;
- cooperación;
- investigación;
- sostenibilidad;
- fortalecimiento comunitario; y
- otras actividades legítimamente adoptadas.
La enumeración publicada durante nuestra etapa de formación no constituye todavía el objeto estatutario definitivo.
Carácter Sin Ánimo De Lucro
Los Estatutos deberán reflejar que la Asociación no existe para distribuir utilidades o excedentes entre sus miembros.
Esto no significa que la institución no pueda obtener ingresos, cobrar cuotas, realizar actividades económicas legítimas, prestar servicios o desarrollar proyectos que contribuyan a su sostenibilidad.
Los recursos deberán utilizarse conforme al objeto institucional y a las normas aplicables.
Patrimonio
Los Estatutos deberán establecer cómo se integra y administra el patrimonio de la Asociación.
Entre sus fuentes podrán encontrarse, según corresponda:
- aportes;
- cuotas;
- donaciones;
- subvenciones;
- recursos de cooperación;
- ingresos derivados de actividades institucionales;
- bienes adquiridos;
- rendimientos; y
- otros recursos legalmente obtenidos.
Las diferentes fuentes deberán conservar el tratamiento contable y administrativo que corresponda.
Miembros
Los Estatutos deberán establecer quién puede ser miembro y mediante qué procedimiento una persona adquiere esa condición.
También deberán determinar, según corresponda:
- categorías de membresía;
- requisitos de admisión;
- derechos;
- deberes;
- cuotas;
- estado de membresía;
- suspensión;
- retiro;
- pérdida de la condición de miembro; y
- mecanismos de revisión o procedimiento cuando sean necesarios.
Fundadores Y Miembros Constituyentes
Las personas que participen formalmente en el acto de constitución deberán quedar identificadas en la documentación correspondiente.
La Asociación también podrá reconocer institucionalmente a personas que hayan contribuido durante su etapa inicial, pero cualquier categoría como fundador, miembro constituyente o charter member deberá definirse cuidadosamente para evitar confusión sobre sus efectos jurídicos.
Una denominación histórica no debe producir automáticamente privilegios permanentes que no hayan sido establecidos de manera expresa.
Un Miembro Elegible, Un Voto
El modelo de gobernanza actualmente en desarrollo contempla el principio de un miembro elegible, un voto.
Este principio busca impedir que una persona acumule poder político por mantener varias relaciones simultáneas con la Asociación.
La participación en varios clubes, programas, proyectos, contratos, aportes o funciones no debe generar votos adicionales.
El texto definitivo deberá precisar cómo se aplica este principio a las categorías de membresía que sean formalmente adoptadas.
El Pago No Sustituye La Admisión
El modelo estatutario deberá mantener clara la diferencia entre pagar y ser admitido.
El pago de una cuota puede ser requisito para determinada categoría de membresía, pero el pago por sí solo no crea derechos políticos.
La admisión deberá quedar documentada en el registro de miembros.
Miembros Organizacionales
Si los Estatutos permiten que empresas, asociaciones, clubes u otras organizaciones sean admitidas institucionalmente, deberán establecer reglas claras sobre:
- admisión;
- representación;
- derechos;
- obligaciones;
- cuotas;
- votación cuando corresponda; y
- cambios de representante.
Las relaciones comerciales no deberán convertirse automáticamente en membresías organizacionales.
Asamblea
La Asamblea deberá ocupar una posición central en la estructura de gobierno.
Los Estatutos deberán determinar:
- quiénes la integran;
- qué funciones ejerce;
- cómo se convoca;
- cuándo se reúne ordinariamente;
- cuándo pueden celebrarse reuniones extraordinarias;
- cómo se verifica el quórum;
- qué mayorías se requieren;
- cómo se registran las decisiones; y
- qué asuntos no pueden delegarse.
Reuniones
Las reglas sobre reuniones deberán ser suficientemente claras para evitar que una decisión importante dependa de interpretaciones posteriores.
El texto definitivo deberá abordar, cuando resulte aplicable:
- convocatoria;
- anticipación;
- orden del día;
- reuniones ordinarias;
- reuniones extraordinarias;
- participación presencial;
- participación mediante mecanismos electrónicos;
- verificación de miembros habilitados;
- quórum;
- votaciones; y
- actas.
Quórum Y Mayorías
Los números definitivos de quórum y mayorías no deben improvisarse en esta página.
Serán definidos durante el desarrollo de los Estatutos teniendo en cuenta la necesidad de equilibrar:
- participación suficiente;
- capacidad real para tomar decisiones;
- protección frente a decisiones de grupos demasiado pequeños;
- viabilidad práctica; y
- requisitos legales aplicables.
Cuando sean adoptados, la versión oficial de los Estatutos será la referencia autorizada.
Junta Directiva
El modelo institucional contempla una Junta Directiva como órgano de orientación y supervisión, sujeto a la estructura que finalmente adopten los Estatutos.
El documento deberá definir cuestiones como:
- composición;
- elección;
- periodos;
- funciones;
- vacantes;
- reuniones;
- conflictos de interés;
- responsabilidad; y
- rendición de cuentas.
Cargos De Gobierno Ad Honorem
El modelo que estamos desarrollando contempla que los miembros de la Junta Directiva y demás dignatarios de gobierno no reciban remuneración simplemente por ocupar esos cargos.
Esto no significa que la Asociación deba funcionar exclusivamente mediante trabajo gratuito.
Las funciones administrativas, técnicas, profesionales y operativas podrán requerir personal remunerado y deberán tratarse separadamente conforme a las políticas correspondientes.
Representación Legal
Los Estatutos deberán determinar la representación legal de la futura persona jurídica, sus facultades y las limitaciones que correspondan.
Durante la etapa actual no presentaremos al Organizador, Webmaster u otra persona como Representante Legal de una ESAL que todavía no ha sido constituida y registrada.
La persona que posteriormente ocupe esa función deberá surgir del procedimiento institucional correspondiente.
Administración
Los Estatutos deberán establecer suficientemente la estructura de administración y distribución de competencias.
La Asociación buscará evitar tanto la concentración innecesaria de autoridad como una estructura excesivamente compleja para su tamaño real.
Las funciones deberán asignarse de manera que pueda saberse quién es responsable de cada decisión importante.
Secretaría, Actas Y Registros
La estructura deberá contemplar responsabilidad suficiente sobre:
- actas;
- registro de miembros;
- convocatorias;
- decisiones;
- archivo institucional; y
- otros documentos de gobierno.
Estas funciones podrán ser apoyadas administrativamente sin que toda labor operativa tenga que recaer sobre un dignatario.
Administración Financiera
Los Estatutos deberán proporcionar una base suficiente para administrar los recursos institucionales y delegar responsabilidades financieras.
Los procedimientos detallados sobre presupuestos, autorizaciones, pagos, contabilidad, contratación y controles podrán desarrollarse mediante políticas separadas.
Conflictos De Interés
Los Estatutos deberán permitir que la Asociación establezca controles adecuados sobre conflictos de interés.
Las reglas operativas más detalladas podrán desarrollarse mediante una política específica.
Declarar un conflicto no significa automáticamente que exista una conducta indebida. Permite determinar cómo debe manejarse una decisión.
Programas
Los Estatutos podrán reconocer la capacidad institucional de crear, administrar y cerrar programas sin tener que incorporar en el texto estatutario el nombre de cada iniciativa.
Esto permite que los programas evolucionen sin requerir una reforma estatutaria cada vez que se desarrolla una nueva actividad.
Clubes
De manera similar, los Estatutos pueden establecer la autoridad para crear, reconocer o vincular clubes y grupos de interés.
Las reglas particulares de cada club deberán mantenerse en instrumentos separados.
Pertenecer a un club no deberá equivaler automáticamente a ser miembro de la Asociación.
Participación Comunitaria
Los Estatutos podrán permitir mecanismos de participación comunitaria que no dependan exclusivamente de la membresía.
Esto puede incluir:
- consultas;
- grupos de trabajo;
- comités;
- voluntariado;
- propuestas;
- actividades públicas; y
- otras formas de colaboración.
Estos mecanismos no deberán borrar la diferencia entre participación y autoridad de gobierno.
Transparencia Y Rendición De Cuentas
Los Estatutos deberán apoyar una estructura que permita a los miembros conocer suficientemente la administración de la Asociación.
Los procedimientos detallados de transparencia podrán desarrollarse mediante políticas, informes y sistemas documentales.
Libros Y Documentos
La Asociación deberá conservar los libros, actas y demás documentos exigidos por la legislación y aquellos necesarios para preservar su propia memoria institucional.
La gestión documental no debe depender exclusivamente de una persona.
Reforma De Los Estatutos
Una vez adoptados, los Estatutos no deberán modificarse mediante cambios informales en una página web o documento de trabajo.
El propio texto deberá establecer quién puede aprobar una reforma y qué procedimiento debe seguirse.
Una reforma podrá requerir:
- convocatoria apropiada;
- presentación previa de la propuesta;
- quórum;
- mayoría determinada;
- acta;
- actualización de la versión oficial; y
- registro cuando legalmente corresponda.
Registro De Reformas
Las reformas estatutarias sujetas a registro deberán tramitarse ante la Cámara de Comercio competente conforme al procedimiento aplicable.
La página pública deberá identificar posteriormente la versión vigente y evitar que una versión reemplazada aparezca como si todavía controlara la organización.
Disolución
Los Estatutos deberán establecer las causales bajo las cuales la Asociación puede disolverse.
La disolución no significa que los bienes puedan simplemente distribuirse entre los miembros.
El procedimiento deberá respetar la naturaleza sin ánimo de lucro y las normas aplicables.
Liquidación
El texto deberá establecer la forma de liquidación después de una eventual disolución.
Esto incluye determinar responsabilidades para:
- identificar activos y obligaciones;
- pagar obligaciones pendientes;
- cerrar relaciones contractuales;
- conservar documentos;
- realizar los trámites correspondientes; y
- destinar el remanente conforme a las reglas aplicables.
Desarrollo Del Proyecto De Estatutos
Durante la etapa de formación utilizaremos un Proyecto De Estatutos como documento de trabajo.
Ese documento podrá cambiar a medida que:
- se incorporen fundadores y miembros constituyentes;
- se revisen las necesidades institucionales;
- se definan las categorías de membresía;
- se desarrolle la estructura financiera;
- se reciban observaciones;
- se realice revisión jurídica y contable; y
- se verifiquen los requisitos registrales vigentes.
Participación En La Preparación
Los fundadores y miembros constituyentes deberán tener oportunidad suficiente para conocer y discutir el proyecto antes de su adopción definitiva.
Cuando resulte útil podrán solicitarse comentarios técnicos de profesionales, organizaciones o personas con experiencia relevante.
Recibir comentarios no significa que todas las propuestas deban incorporarse.
Control De Versiones
El Proyecto De Estatutos deberá manejarse mediante un sistema de versiones.
Por ejemplo:
- Proyecto 0.1 — estructura inicial;
- Proyecto 0.2 — revisión institucional;
- Proyecto 0.3 — comentarios de fundadores;
- Proyecto 0.4 — revisión profesional;
- Proyecto Final — presentado para adopción; y
- Versión 1.0 — Estatutos formalmente adoptados.
La numeración definitiva podrá variar, pero deberá permitir distinguir claramente una versión de otra.
Documento De Trabajo En Google Docs
Durante la preparación, Google Docs puede utilizarse como documento colaborativo principal.
Esto permite:
- revisiones;
- comentarios;
- historial de versiones;
- comparación de cambios;
- trabajo colaborativo; y
- preparación del texto definitivo.
El acceso al documento de trabajo podrá limitarse según la etapa del proceso.
PDF Oficial
Después de la adopción formal se preparará una versión controlada en PDF para consulta institucional y pública cuando corresponda.
El PDF deberá identificar suficientemente:
- nombre del documento;
- versión;
- fecha de adopción;
- autoridad que lo aprobó;
- estado de vigencia; y
- reformas posteriores cuando correspondan.
El hecho de convertir un borrador en PDF no lo convierte en Estatuto vigente.
Documento Registrado
Después de la constitución, la Asociación conservará la documentación que permita relacionar los Estatutos adoptados con el trámite registral correspondiente.
Cuando exista diferencia entre una copia de trabajo y la versión que tenga validez institucional o registral, deberá utilizarse esta última como referencia.
Publicación En Este Sitio
Puerto-Carreño.org funcionará como punto de referencia público para conocer el estado de los Estatutos.
Esta página podrá mostrar:
- estado actual;
- número de versión;
- fecha;
- enlace al documento vigente;
- reformas;
- documentos históricos; y
- explicaciones sobre cambios importantes.
Estado Actual
Estado: En Desarrollo.
La Asociación Puerto Carreño todavía no presenta en este sitio un texto como Estatutos definitivamente adoptados de una persona jurídica registrada.
Los materiales preparados durante esta etapa deben interpretarse como propuestas o documentos de formación hasta que exista una adopción formal.
Fuentes Jurídicas Y Registrales
La preparación del documento definitivo tendrá en cuenta las normas colombianas aplicables y la orientación registral vigente de la Cámara de Comercio competente.
Entre las referencias principales se encuentran el Código Civil, el Decreto Ley 2150 de 1995, el Decreto 427 de 1996 y las instrucciones registrales aplicables a las Entidades Sin Ánimo de Lucro.
Las fuentes deberán verificarse nuevamente antes de presentar cualquier documento para registro.
Información Institucional, No Sustitución De Revisión Profesional
Esta página explica el proceso y la estructura que estamos desarrollando.
No sustituye la revisión jurídica, tributaria, contable o registral necesaria para adoptar y registrar los Estatutos definitivos.
Nuestro Compromiso Con Los Estatutos
Los Estatutos no deben redactarse simplemente para cumplir un requisito de registro.
Deben ser suficientemente claros para que una persona pueda comprender cómo se ingresa a la Asociación, quién puede decidir, qué autoridad posee cada órgano, cómo se administran los recursos y qué mecanismos existen cuando surgen desacuerdos o cambios.
Nuestro objetivo es adoptar Estatutos que permitan gobernar una institución real, no solamente constituir una persona jurídica sobre el papel.