Gobernanza
Gobernanza
La Asociación Puerto Carreño está desarrollando una estructura de gobierno comunitario basada en participación, igualdad institucional, decisiones documentadas, responsabilidad y transparencia.
Actualmente somos una asociación de hecho local de Puerto Carreño, Vichada, en formación como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Por esa razón, algunas reglas de gobernanza ya orientan nuestra organización mientras otras deberán quedar formalmente adoptadas mediante los estatutos y decisiones institucionales correspondientes.
Esta página explica ambos niveles: los principios que estamos aplicando durante la etapa de formación y la estructura que estamos desarrollando para el funcionamiento futuro de la Asociación.
Principios De Gobierno
La gobernanza de la Asociación parte de una idea fundamental: la organización debe poder explicar quién puede decidir, cómo se toma una decisión y quién responde por su ejecución.
El modelo institucional en desarrollo se apoya en los siguientes principios:
- participación informada de los miembros;
- un miembro elegible, un voto;
- admisión formal antes de adquirir derechos políticos;
- ausencia de votos duplicados por funciones o relaciones superpuestas;
- separación entre membresía, actividades comerciales, clubes, programas y contribuciones;
- decisiones documentadas;
- delegación clara de responsabilidades;
- controles frente a conflictos de interés;
- administración responsable de recursos;
- protección de información personal;
- rendición de cuentas; y
- transparencia sobre aquello que está vigente y aquello que continúa en desarrollo.
Gobernanza Durante La Etapa De Formación
La Asociación no necesita esperar su registro formal para trabajar con reglas institucionales.
Durante esta etapa podemos documentar participantes, mantener registros, organizar reuniones, desarrollar propuestas, asignar responsabilidades provisionales, crear programas y preparar políticas.
Sin embargo, ninguna regla provisional debe presentarse como estatuto definitivo mientras no haya sido formalmente adoptada.
Cuando una decisión tenga carácter provisional, deberá poder identificarse como tal.
La Asamblea
El modelo institucional que estamos desarrollando contempla la Asamblea como el principal espacio de deliberación y decisión de los miembros con derechos políticos.
La Asamblea deberá permitir que los miembros elegibles conozcan los asuntos que serán sometidos a consideración, expresen posiciones, formulen propuestas y participen en las decisiones conforme a las reglas aplicables.
Entre los asuntos que normalmente deberán corresponder a la Asamblea o quedar sujetos a su autoridad se encuentran:
- adopción y modificación de los estatutos;
- definición de las principales políticas institucionales;
- elección o designación de los órganos que determinen los estatutos;
- conocimiento de informes de gestión y rendición de cuentas;
- aprobación de decisiones institucionales de especial importancia;
- tratamiento de asuntos que no hayan sido válidamente delegados; y
- otras funciones que establezcan los estatutos.
Las reglas definitivas sobre convocatoria, quórum, mayorías, representación, reuniones ordinarias y extraordinarias deberán ser adoptadas en los estatutos. Hasta entonces, no publicaremos cifras o procedimientos como definitivos cuando todavía se encuentren en desarrollo.
Un Miembro Elegible, Un Voto
La Asociación está desarrollando su estructura bajo el principio de un miembro elegible, un voto.
Una persona no debe recibir votos adicionales por participar simultáneamente en diferentes actividades de la Asociación.
Por ejemplo, pertenecer a un club, participar en un programa, prestar un servicio, realizar una contribución económica, representar un negocio o desempeñar una función interna no debe producir automáticamente votos adicionales.
Del mismo modo, una persona que ocupe varias responsabilidades institucionales conserva únicamente los derechos políticos que le correspondan conforme a su condición de miembro.
Admisión Antes Que Votación
Los derechos políticos no nacen únicamente de una contribución económica o de la participación en una actividad.
Para ejercer derechos de membresía deberá existir un procedimiento de admisión y un registro institucional que permita verificar quiénes son miembros y qué derechos les corresponden.
La condición de fundador, participante inicial, colaborador, cliente, patrocinador, integrante de un club o contribuyente no sustituye por sí sola ese procedimiento.
Durante el proceso de formación se deberán documentar las admisiones de quienes vayan adquiriendo derechos institucionales conforme a las reglas aprobadas.
Registro De Miembros
La Asociación deberá mantener un registro actualizado de sus miembros.
Ese registro servirá para determinar, entre otros asuntos:
- quién ha sido formalmente admitido;
- la categoría de membresía cuando existan categorías diferenciadas;
- qué derechos de participación corresponden;
- quién puede intervenir en determinadas votaciones;
- la fecha de admisión;
- el estado de la membresía; y
- las decisiones institucionales relacionadas con esa condición.
El registro institucional no significa que toda la información personal de los miembros sea pública.
La Asociación deberá distinguir entre la información necesaria para verificar internamente la membresía y aquella que puede divulgarse legítimamente como parte de sus obligaciones de transparencia.
Organizaciones, Negocios Y Membresía Institucional
La participación de una empresa, organización, fundación, asociación, club u otra entidad deberá mantenerse claramente separada de la participación personal de sus representantes.
Si los estatutos finalmente permiten categorías de membresía organizacional con derecho a voto, cada organización admitida deberá ejercer como máximo el derecho político que le corresponda conforme a esas reglas.
La existencia de varios planes, aportes, actividades o relaciones con una misma organización no debe generar votos duplicados.
Cuando una organización actúe mediante una persona autorizada, esa representación deberá documentarse.
El hecho de que la misma persona también sea miembro individual no debe utilizarse para multiplicar artificialmente su influencia dentro de la Asamblea.
El Pago No Crea Un Voto
El pago por sí solo no crea derechos políticos dentro de la Asociación.
Esta regla se aplica independientemente de que el pago corresponda a:
- cuotas de un club;
- servicios;
- planes de presencia digital;
- patrocinios;
- publicidad;
- consultoría;
- donaciones;
- aportes;
- actividades;
- eventos; o
- cualquier otra relación económica.
Cuando una categoría de membresía contemple una cuota, el pago podrá ser uno de sus requisitos, pero deberá existir además la admisión institucional correspondiente.
Órganos De Gobierno
La estructura definitiva de órganos de gobierno continúa en desarrollo.
Los estatutos deberán determinar qué órganos existirán, cómo se integrarán, cuáles serán sus funciones, sus periodos, mecanismos de elección o designación y las circunstancias en que podrán ser reemplazados.
La estructura podrá contemplar una Junta Directiva u otro órgano equivalente si así se adopta formalmente.
Hasta que esa estructura sea aprobada, las referencias a órganos definitivos deberán entenderse como propuestas institucionales.
Responsabilidades Ejecutivas
La Asamblea no necesita ejecutar directamente cada actividad de la Asociación.
La gobernanza debe permitir que determinadas funciones sean delegadas a personas, responsables, coordinadores, comités o futuros órganos ejecutivos, siempre que la delegación sea identificable y esté sujeta a supervisión.
Una delegación deberá indicar, cuando corresponda:
- qué función se delega;
- quién la asume;
- qué límites tiene;
- qué recursos puede administrar;
- a quién debe informar; y
- cuándo termina o puede ser revocada.
Representación Legal
Durante la etapa actual de asociación de hecho no debemos presentar a una persona como Representante Legal de una ESAL registrada antes de que esa condición exista jurídicamente.
Podemos identificar responsables, coordinadores, voceros o administradores de funciones concretas cuando corresponda.
Una vez formalizada la Asociación, los estatutos y actos correspondientes deberán determinar la representación legal y sus facultades.
Gobernanza De Programas Y Clubes
Los programas, clubes y grupos de trabajo pueden contar con responsables y reglas propias sin convertirse automáticamente en órganos de gobierno de la Asociación.
La autonomía operativa de un programa no debe confundirse con autoridad institucional general.
Cada programa o club deberá poder identificar:
- su propósito;
- su responsable;
- quién puede participar;
- cómo administra recursos cuando corresponda;
- qué decisiones puede tomar internamente;
- qué decisiones requieren autorización superior; y
- cómo informa a la Asociación.
La pertenencia a un club no crea automáticamente derechos políticos dentro de la Asociación.
Comités Y Grupos De Trabajo
La Asociación podrá utilizar comités o grupos de trabajo para estudiar asuntos específicos, organizar actividades o formular recomendaciones.
La existencia de un comité no implica que sus integrantes tengan autoridad sobre asuntos distintos de la función asignada.
Cuando un comité tenga capacidad de adoptar determinadas decisiones, esa facultad deberá surgir de una delegación documentada.
Decisiones Documentadas
Una organización transparente no debe depender únicamente de acuerdos verbales difíciles de verificar posteriormente.
Las decisiones institucionales relevantes deberán quedar documentadas mediante actas, resoluciones, registros, acuerdos, autorizaciones u otros instrumentos apropiados.
El grado de formalidad podrá variar según la importancia del asunto, pero debe ser posible determinar:
- qué se decidió;
- quién tenía autoridad para decidirlo;
- cuándo se tomó la decisión;
- qué personas participaron cuando corresponda;
- qué obligaciones surgieron; y
- si la decisión continúa vigente.
Actas Y Registro De Reuniones
Las reuniones de la Asamblea y de los órganos institucionales que así lo requieran deberán contar con registros adecuados.
Las actas pueden documentar asuntos como:
- fecha y modalidad de la reunión;
- convocatoria;
- participantes;
- verificación de las condiciones necesarias para deliberar;
- orden del día;
- propuestas;
- decisiones;
- resultados de votaciones cuando correspondan; y
- responsabilidades o tareas asignadas.
Transparencia no significa necesariamente publicar datos personales o información confidencial contenida en cada acta.
Cuando sea necesario, podrán publicarse decisiones, extractos, versiones públicas o resúmenes preservando información cuya divulgación no corresponda.
Conflictos De Interés
Un conflicto de interés puede existir cuando una persona que participa en una decisión tiene además un interés personal, familiar, económico, profesional, comercial o institucional que podría afectar su imparcialidad.
La existencia de un conflicto no significa automáticamente que exista una conducta indebida.
Lo importante es que el posible conflicto pueda ser identificado y tratado de manera transparente.
La política institucional deberá desarrollar mecanismos como:
- declaración del interés relevante;
- registro del conflicto;
- evaluación de su importancia;
- abstención cuando corresponda;
- separación temporal de una decisión; y
- documentación de la forma en que el asunto fue tratado.
La futura página de Políticas desarrollará este tema con mayor detalle.
Gobernanza De Recursos
La autoridad sobre decisiones institucionales y la administración de dinero no deben confundirse.
La Asociación deberá mantener procedimientos que permitan identificar quién puede autorizar gastos, manejar cuentas, recibir recursos, aprobar presupuestos y verificar su utilización.
Cuando la Asociación maneje distintas fuentes de recursos, deberán distinguirse contablemente según su naturaleza y finalidad.
Entre otras, pueden existir diferencias entre:
- cuotas de membresía;
- cuotas de clubes;
- servicios;
- patrocinios;
- publicidad;
- donaciones;
- subvenciones;
- consultoría;
- recursos restringidos; y
- fondos administrados por cuenta de una actividad específica.
La existencia de una relación económica tampoco debe permitir que quien aporta recursos controle automáticamente las decisiones institucionales.
Separación De Funciones
Siempre que sea razonablemente posible, la Asociación buscará evitar que una sola persona concentre sin supervisión todas las etapas de una misma operación.
Por ejemplo, una persona que propone un gasto no necesariamente debe ser la única persona que lo autoriza, lo ejecuta, lo registra y posteriormente lo revisa.
La complejidad de estos controles deberá ser proporcional al tamaño y capacidad real de la Asociación.
Gobernanza Y Transparencia
Puerto-Carreño.org funcionará progresivamente como una fuente pública de información institucional.
La información que razonablemente pueda publicarse podrá incluir:
- estructura de gobierno;
- estatutos vigentes cuando sean adoptados;
- políticas institucionales;
- responsables de funciones institucionales;
- informes;
- decisiones relevantes;
- documentos públicos;
- programas;
- procedimientos de participación; y
- mecanismos de rendición de cuentas.
La transparencia debe coexistir con la protección de datos personales, información confidencial y otros intereses legítimos.
Rendición De Cuentas
Quien recibe una responsabilidad institucional debe poder explicar posteriormente qué hizo con ella.
La rendición de cuentas puede adoptar formas distintas según la función: informes, registros financieros, reportes de actividades, presentación de resultados, actas o revisión por los órganos correspondientes.
El objetivo no es producir burocracia innecesaria, sino crear suficiente documentación para que la Asociación pueda comprender y revisar sus propias actuaciones.
Cambios En La Gobernanza
La estructura organizativa puede evolucionar.
Durante la etapa de formación es razonable que algunas propuestas cambien a medida que la Asociación adquiere experiencia, incorpora nuevos miembros y prepara sus estatutos.
Los cambios importantes deben quedar documentados.
Después de la adopción formal de los estatutos, las modificaciones deberán realizarse mediante los procedimientos que estos establezcan y conforme a las normas aplicables.
Lo Que Ya Está Definido
Durante nuestra etapa actual, los siguientes principios sirven como base de organización:
- la Asociación mantiene una identidad institucional propia;
- la participación política requiere admisión;
- un miembro elegible tiene un voto;
- los roles superpuestos no generan votos duplicados;
- el pago por sí solo no crea un voto;
- los clubes no otorgan automáticamente membresía institucional;
- las relaciones comerciales no equivalen a gobierno institucional;
- las decisiones importantes deben documentarse;
- los conflictos de interés deben declararse y manejarse; y
- las responsabilidades institucionales deben poder ser identificadas.
Lo Que Todavía Debe Adoptarse Formalmente
Entre los asuntos que continúan en desarrollo se encuentran:
- texto definitivo de los estatutos;
- categorías definitivas de membresía;
- reglas completas de admisión y retiro;
- convocatoria y funcionamiento de la Asamblea;
- quórum y mayorías;
- estructura definitiva de órganos de gobierno;
- periodos y procedimientos de elección;
- facultades de representación;
- procedimientos disciplinarios cuando correspondan;
- procedimientos financieros y de control;
- mecanismos de revisión institucional; y
- otras reglas necesarias para la formalización y funcionamiento de la ESAL.
Estos asuntos no serán presentados como definitivos antes de su adopción.
Nuestro Compromiso De Gobernanza
La buena gobernanza no depende solamente de tener estatutos bien redactados.
Depende de que las reglas sean comprensibles, que las decisiones puedan explicarse y que quienes reciban autoridad sepan que esa autoridad está acompañada por una responsabilidad.
Queremos construir una Asociación en la que participar no signifique entregar poder a una estructura distante, sino formar parte de una institución local cuyas decisiones puedan ser conocidas, discutidas, documentadas y revisadas.