Informes

Los informes permiten explicar qué hizo la Asociación Puerto Carreño, qué recursos utilizó, qué resultados obtuvo y qué aprendió durante un periodo determinado.

La Asociación considera la presentación de informes una parte esencial de la transparencia, la administración institucional y la rendición de cuentas.

Actualmente somos una asociación de hecho local de Puerto Carreño, Vichada, en formación como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Durante esta etapa estamos desarrollando el sistema que permitirá producir, aprobar, conservar y publicar informes de manera consistente a medida que nuestros programas, proyectos, membresía y recursos crezcan.

Esta página funcionará como repositorio permanente de los informes públicos de la Asociación.

Qué Es Un Informe Institucional

Un informe institucional presenta información organizada sobre actividades, administración, recursos, resultados o responsabilidades de la Asociación durante un periodo o proyecto determinado.

Según su naturaleza, un informe puede explicar:

• qué se propuso hacer;
• qué actividades se realizaron;
• quiénes participaron;
• qué recursos se utilizaron;
• qué resultados se obtuvieron;
• qué dificultades surgieron;
• qué obligaciones se cumplieron;
• qué asuntos permanecen pendientes; y
• qué recomendaciones surgen para el futuro.

Informes Y Documentos No Son Lo Mismo

La página de Documentos organiza instrumentos como Estatutos, políticas, actas, resoluciones, convenios y otros registros institucionales.

Los informes tienen una función diferente.

Un documento puede establecer una regla o registrar una decisión. Un informe explica posteriormente qué ocurrió durante su aplicación.

Por ejemplo:

• un presupuesto autoriza o planifica recursos;
• un informe financiero explica posteriormente su utilización;
• un proyecto establece objetivos;
• un informe de proyecto explica sus resultados;
• una política establece procedimientos;
• un informe de gestión puede explicar cómo se aplicaron durante el periodo.

Por Qué Publicamos Informes

La rendición de cuentas no debe depender únicamente de que alguien solicite información.

La publicación periódica de información permite que miembros, participantes, financiadores, cooperantes y comunidad comprendan cómo evoluciona la Asociación.

Los informes pueden ayudar a:

• evaluar la gestión;
• conservar memoria institucional;
• documentar resultados;
• comparar objetivos con resultados;
• explicar la utilización de recursos;
• identificar problemas;
• mejorar programas;
• cumplir obligaciones frente a financiadores;
• facilitar auditorías y revisiones; y
• fortalecer la confianza institucional.

Informe Anual De Gestión

La Asociación proyecta preparar un Informe Anual De Gestión que ofrezca una visión general del trabajo institucional durante cada periodo anual completo.

Este informe podrá incluir, entre otros asuntos:

• estado institucional;
• gobernanza;
• membresía;
• reuniones relevantes;
• programas;
• clubes;
• proyectos;
• participación comunitaria;
• cooperación;
• voluntariado;
• actividad financiera resumida;
• documentos adoptados;
• resultados;
• dificultades;
• cambios institucionales; y
• prioridades para el periodo siguiente.

Informe De Gobernanza

Cuando resulte útil, la Asociación podrá presentar información específica sobre su gobierno institucional.

Un informe de gobernanza puede incluir:

• reuniones de la Asamblea;
• reuniones de órganos de gobierno;
• elecciones o nombramientos;
• políticas adoptadas;
• reformas institucionales;
• conflictos de interés tratados;
• cambios de responsables; y
• otras decisiones relevantes.

La publicación deberá respetar la confidencialidad y protección de datos cuando corresponda.

Informes Financieros

La información financiera permite comprender cómo se sostiene la Asociación y cómo utiliza sus recursos.

Según el nivel de desarrollo institucional, los informes públicos podrán presentar información como:

• ingresos;
• gastos;
• activos;
• obligaciones;
• cuotas;
• donaciones;
• subvenciones;
• ingresos por actividades;
• costos administrativos;
• recursos restringidos;
• recursos de programas; y
• situación financiera general.

La información pública puede presentarse de manera resumida cuando no sea apropiado publicar registros contables completos.

Estados Financieros

Los estados financieros son documentos contables formales y no deben confundirse con un resumen financiero preparado para explicar la gestión al público.

Cuando la Asociación deba preparar estados financieros conforme a las normas aplicables, estos serán elaborados bajo la responsabilidad profesional correspondiente.

Si se publican, deberán identificarse claramente su periodo, estado de aprobación y cualquier certificación, dictamen o revisión que realmente exista.

Auditoría Y Revisión

Un informe elaborado por la Asociación no constituye automáticamente una auditoría independiente.

La palabra auditoría, dictamen, certificación independiente u otra denominación similar solamente se utilizará cuando exista realmente el trabajo profesional correspondiente.

Esta distinción protege tanto a la Asociación como a quienes consultan nuestros documentos.

Informes De Programas

Los programas significativos podrán producir informes periódicos o de cierre.

Estos informes pueden explicar:

• objetivos;
• actividades;
• participantes;
• recursos;
• resultados;
• indicadores;
• dificultades;
• lecciones aprendidas; y
• recomendaciones.

La profundidad del informe deberá ser proporcional al tamaño, duración y complejidad del programa.

Informes De Proyectos

Los proyectos con objetivos, presupuesto y periodo definidos deberán poder cerrarse documentalmente.

Un informe final de proyecto puede incluir:

• descripción del proyecto;
• objetivos originales;
• periodo de ejecución;
• actividades realizadas;
• presupuesto;
• recursos efectivamente utilizados;
• resultados;
• indicadores;
• evidencias;
• cambios respecto del plan original;
• problemas encontrados;
• obligaciones pendientes; y
• conclusiones.

Informes De Clubes

Los clubes pueden presentar informes proporcionales a su actividad.

Un informe de club puede incluir:

• número de participantes;
• actividades realizadas;
• cuotas recibidas;
• gastos;
• eventos;
• materiales adquiridos;
• problemas operativos;
• cambios de liderazgo; y
• planes para el siguiente periodo.

Un club pequeño no necesita producir la misma cantidad de documentación que un proyecto financiado de gran escala.

Informes Para Donantes

Cuando una donación tenga condiciones de seguimiento o reporte aceptadas por la Asociación, deberán respetarse.

Los informes pueden explicar:

• recursos recibidos;
• utilización;
• actividades financiadas;
• resultados;
• saldo cuando corresponda; y
• cualquier obligación específica acordada.

La Asociación no deberá alterar resultados o presentar información engañosa para satisfacer expectativas de un financiador.

Informes De Subvenciones Y Cooperación

Las fundaciones, universidades, gobiernos, agencias de cooperación y otros financiadores pueden establecer requisitos específicos de información.

Un proyecto financiado externamente puede requerir:

• informes narrativos;
• informes financieros;
• indicadores;
• evidencias;
• cronogramas;
• informes intermedios;
• informes finales;
• evaluaciones; y
• documentos de cierre.

La Asociación deberá conocer estas obligaciones antes de aceptar los recursos.

Informes De Cooperación Académica

Las actividades desarrolladas con universidades, docentes, investigadores o centros académicos pueden requerir informes distintos de los informes financieros tradicionales.

Estos pueden incluir:

• actividades realizadas;
• metodología;
• participación;
• productos académicos;
• resultados;
• publicaciones;
• manejo de datos;
• propiedad intelectual; y
• consideraciones éticas.

Informes De Voluntariado

Cuando el voluntariado alcance una dimensión significativa, la Asociación podrá documentar información agregada sobre:

• número de voluntarios;
• áreas de participación;
• actividades;
• horas registradas cuando corresponda;
• formación proporcionada; y
• resultados.

No se publicará información personal innecesaria para demostrar el trabajo realizado.

Informes De Servicio Comunitario

Cuando la Asociación acepte legítimamente personas remitidas para cumplir actividades de servicio comunitario, deberá conservar registros suficientes para verificar el trabajo realizado.

Los informes o constancias deberán reflejar solamente actividades que hayan sido efectivamente supervisadas y comprobadas.

Informes De Participación

La Asociación podrá presentar información agregada sobre mecanismos de participación comunitaria.

Por ejemplo:

• consultas realizadas;
• reuniones abiertas;
• propuestas recibidas;
• grupos de trabajo;
• actividades comunitarias; y
• formas de participación utilizadas.

Un número elevado de participantes no deberá presentarse automáticamente como apoyo institucional a una decisión que no haya sido sometida a ese propósito.

Impacto Y Resultados

Una organización no debe medir su trabajo únicamente por la cantidad de reuniones realizadas o dinero gastado.

Cuando sea posible, los informes deberán diferenciar entre:

• actividades: lo que hicimos;
• productos: lo que entregamos;
• resultados: lo que cambió como consecuencia inmediata;
• impacto: cambios de mayor alcance que puedan atribuirse razonablemente al trabajo realizado.

No utilizaremos la palabra impacto para atribuirnos resultados que no podamos demostrar razonablemente.

Indicadores

Los indicadores ayudan a comparar objetivos con resultados.

Pueden ser:

• cuantitativos;
• cualitativos;
• financieros;
• operativos;
• educativos;
• sociales;
• ambientales; o
• específicos de cada proyecto.

Los indicadores deberán seleccionarse porque ayudan a comprender el trabajo, no simplemente porque producen números atractivos.

Resultados Incompletos Y Errores

La transparencia requiere informar también cuando una actividad no produjo el resultado esperado.

Un informe puede explicar:

• metas no alcanzadas;
• retrasos;
• cambios de alcance;
• dificultades financieras;
• problemas administrativos;
• participación inferior a la esperada;
• actividades suspendidas; y
• lecciones aprendidas.

Reconocer razonablemente una dificultad puede ser más útil que presentar únicamente resultados positivos.

Correcciones De Informes

Si después de publicar un informe se identifica un error material, la Asociación podrá emitir una versión corregida.

La corrección deberá preservar suficiente información para comprender que existió una versión anterior.

No eliminaremos silenciosamente el historial institucional cuando una corrección sea material.

Control De Versiones

Los informes importantes deberán identificar suficientemente:

• título;
• periodo;
• fecha de publicación;
• versión;
• estado;
• responsable de preparación;
• autoridad de aprobación cuando corresponda; y
• versión anterior si existe.

Estado De Un Informe

Podremos utilizar estados como:

• Borrador: documento de trabajo.
• En Revisión: pendiente de comprobación o aprobación.
• Aprobado: aceptado institucionalmente.
• Publicado: disponible para consulta.
• Corregido: reemplazado por una versión que corrige información.
• Reemplazado: existe una versión posterior.
• Archivado: conservado como registro histórico.

Informes En PDF

Los informes institucionales que deban funcionar como referencias estables podrán publicarse en PDF.

El PDF deberá corresponder a una versión controlada.

Una copia de trabajo de Google Docs podrá utilizarse durante la preparación, pero la publicación del PDF deberá realizarse solamente cuando el documento se encuentre listo para el estado que se le atribuye.

Hojas Informativas Sobre Informes

Cuando un informe sea extenso, la Asociación podrá preparar una Hoja Informativa que resuma sus principales resultados.

La Hoja Informativa deberá enlazar o identificar claramente el informe completo.

Un resumen no deberá cambiar el significado de los datos originales.

Versiones Públicas

Algunos informes pueden contener datos personales, información contractual, detalles de seguridad, información protegida de comunidades u otros contenidos que no deben publicarse íntegramente.

En esos casos podremos generar una versión pública que conserve suficiente información para rendir cuentas sin divulgar innecesariamente información protegida.

Datos Personales En Informes

Los informes deberán aplicar el principio de minimización de datos.

Cuando sea suficiente informar cantidades o datos agregados, evitaremos identificar personas innecesariamente.

La transparencia institucional no requiere publicar listas de participantes, miembros, donantes individuales o beneficiarios cuando no exista una razón legítima para hacerlo.

Información De Comunidades Indígenas

Los informes relacionados con comunidades indígenas deberán prestar especial atención a la información comunitaria, conocimiento tradicional, imágenes, ubicación de lugares sensibles y otros contenidos que puedan requerir autorización o protección especial.

La obligación de informar a un financiador no crea automáticamente derecho a divulgar públicamente información que pertenece o afecta legítimamente a una comunidad.

Informes Internos

No todos los informes son públicos.

La Asociación puede necesitar documentos internos relacionados con:

• administración;
• riesgos;
• personal;
• seguridad;
• conflictos;
• investigaciones internas;
• datos personales; o
• asuntos contractuales.

La clasificación de un informe como interno deberá responder a una razón institucional legítima y no utilizarse simplemente para evitar transparencia sobre asuntos que razonablemente deban hacerse públicos.

Informes A La Asamblea

Los órganos, responsables y administradores deberán presentar a la Asamblea la información que les corresponda conforme a los Estatutos y políticas aplicables.

Estos informes permiten que los miembros ejerzan adecuadamente sus funciones de deliberación, supervisión y decisión.

Informes De Responsables

Las personas que reciben responsabilidades importantes pueden estar obligadas a informar sobre su ejecución.

Esto puede incluir:

• coordinadores de programas;
• responsables de clubes;
• administradores de proyectos;
• responsables financieros;
• comités;
• contratistas cuando su contrato lo requiera; y
• otras personas que administren funciones delegadas.

Rendición De Cuentas

Un informe adquiere valor cuando puede relacionarse con responsabilidades reales.

La rendición de cuentas requiere poder responder:

• qué responsabilidad se asignó;
• a quién;
• con qué recursos;
• durante qué periodo;
• qué ocurrió; y
• qué debe hacerse después.

Informes Y Transparencia

La página de Transparencia explica nuestros principios generales sobre información institucional y financiación.

Esta página de Informes será el lugar donde esos principios produzcan resultados concretos y consultables.

Repositorio De Informes

Esta sección evolucionará progresivamente hacia un repositorio de informes públicos.

Cada entrada podrá indicar:

• título;
• tipo de informe;
• periodo;
• fecha de publicación;
• versión;
• estado;
• programa o proyecto relacionado;
• responsable;
• documento PDF; y
• Hoja Informativa cuando exista.

Estado Actual Del Repositorio

La Asociación se encuentra actualmente en su etapa inicial de formación.

Por esta razón, todavía no existe una serie histórica de informes anuales de una ESAL formalmente constituida.

Los informes se incorporarán a este repositorio a medida que existan periodos, proyectos, programas y decisiones que deban ser documentados.

No crearemos informes retrospectivos ficticios simplemente para llenar esta página.

Nuestro Primer Informe Institucional

El primer informe general deberá documentar de manera honesta el periodo de organización inicial y explicar:

• cómo comenzó la Asociación;
• qué estructura se desarrolló;
• qué documentos fueron preparados;
• qué personas fueron formalmente admitidas cuando corresponda;
• qué decisiones se adoptaron;
• qué programas o clubes comenzaron a funcionar;
• qué recursos fueron administrados;
• qué relaciones institucionales fueron establecidas; y
• qué asuntos quedaron pendientes para la siguiente etapa.

Calidad Antes Que Cantidad

No pretendemos producir informes simplemente para acumular documentos.

Un informe debe ser suficientemente claro para que una persona que no estuvo presente pueda comprender qué ocurrió.

Cuando un informe contenga cifras, estas deben poder relacionarse razonablemente con los registros que las sustentan.

Cuando contenga conclusiones, debe ser posible distinguirlas de los hechos observados.

Nuestro Compromiso Con Los Informes

Una Asociación puede hacer mucho trabajo y aun así perder memoria institucional si no documenta lo que hizo.

También puede administrar recursos correctamente y aun así perder confianza si no sabe explicarlo.

Nuestro objetivo es producir informes suficientemente claros para que los miembros, la comunidad y las instituciones que confían en la Asociación puedan comprender qué se hizo, con qué recursos, qué resultados se obtuvieron y qué aprendimos.