Membresía

La Asociación Puerto Carreño se construye mediante la participación de sus miembros, pero también necesita recursos suficientes para funcionar de manera responsable y sostenible.

Ser una organización sin ánimo de lucro no significa funcionar sin costos, depender permanentemente de trabajo gratuito ni esperar que unas pocas personas asuman indefinidamente las responsabilidades administrativas y profesionales de toda la organización.

Por esta razón, el modelo de membresía que estamos desarrollando contempla el pago de cuotas como una responsabilidad normal de quienes sean admitidos como miembros.

Las cuotas ayudan a sostener la infraestructura institucional. Al mismo tiempo, el pago de una cuota no compra autoridad, no crea votos adicionales y no sustituye el procedimiento de admisión.

Qué Significa Ser Miembro

Ser miembro de la Asociación significa incorporarse formalmente a una organización comunitaria con derechos y responsabilidades definidos.

La membresía no debe confundirse con:

• asistir a una actividad;
• pertenecer a un club;
• trabajar como voluntario;
• prestar un servicio profesional;
• ser empleado o contratista;
• ser cliente de un servicio;
• tener un negocio incluido en un directorio;
• hacer una donación;
• patrocinar una actividad; o
• cumplir una actividad de servicio comunitario.

Cada una de esas relaciones puede existir legítimamente, pero ninguna constituye por sí sola membresía institucional.

La Membresía Requiere Admisión

Los miembros deberán ser admitidos conforme al procedimiento que adopte formalmente la Asociación.

El procedimiento definitivo será establecido mediante los estatutos y las políticas correspondientes, pero deberá permitir identificar con claridad:

• quién solicita ingresar;
• qué categoría de participación solicita;
• si cumple los requisitos aplicables;
• quién tiene autoridad para aprobar la admisión;
• la fecha de admisión;
• el estado de sus cuotas cuando correspondan; y
• los derechos institucionales que adquiere.

Una persona no debe asumir que es miembro simplemente porque participa frecuentemente en actividades de la Asociación.

Registro De Miembros

La Asociación mantendrá un registro institucional de membresía.

Ese registro permitirá establecer quién ha sido admitido, su estado de membresía y, cuando corresponda, su derecho a participar y votar en la Asamblea.

El registro de membresía es diferente de una lista pública de participantes.

La información privada de los miembros deberá administrarse conforme a las políticas de protección de datos de la Asociación y no se publicará simplemente por formar parte del registro interno.

Las Cuotas Son Parte De La Membresía

La membresía requiere recursos porque la organización tiene costos reales.

La Asociación no puede funcionar responsablemente bajo la expectativa de que todas las tareas necesarias serán realizadas gratuitamente.

Las cuotas de membresía ayudan a distribuir entre los miembros una parte razonable del costo de mantener la institución que todos utilizan.

Los montos, periodicidad, fechas de pago, posibles categorías y demás condiciones deberán ser aprobados mediante los procedimientos institucionales correspondientes y publicados claramente antes de ser exigibles.

Para Qué Sirven Las Cuotas

Las cuotas no existen solamente para financiar actividades visibles.

Una parte importante del costo de una organización corresponde al trabajo y a la infraestructura que permiten que las actividades puedan realizarse correctamente.

Entre los costos que puede ser necesario sostener se encuentran:

• administración institucional;
• organización y logística de reuniones;
• preparación de agendas y documentos;
• registro y conservación de actas;
• contabilidad y teneduría de libros;
• asesoría contable y tributaria;
• revisión jurídica y cumplimiento normativo;
• protección de datos;
• gestión documental;
• comunicaciones;
• dominios y servicios digitales;
• software e infraestructura tecnológica;
• materiales;
• servicios profesionales;
• capacitación;
• costos administrativos de programas;
• transporte y logística cuando correspondan; y
• otros gastos necesarios para el funcionamiento responsable de la Asociación.

Muchos de estos trabajos ocurren antes o después de una reunión, actividad o evento y por eso pueden pasar inadvertidos para quien solamente observa el resultado final.

Gobernar No Es Lo Mismo Que Operar

La Asociación distingue entre gobierno institucional y trabajo operativo o profesional.

La Asamblea y los órganos de gobierno determinan políticas, supervisan responsabilidades y toman las decisiones que les correspondan.

Eso no significa que los miembros de la Junta Directiva o los dignatarios tengan que realizar personalmente todas las tareas administrativas, contables, técnicas o profesionales necesarias para ejecutar esas decisiones.

Una organización seria necesita que cada función sea desempeñada por personas con el tiempo, conocimiento y responsabilidad necesarios.

Junta Directiva Y Dignatarios

El modelo institucional que estamos desarrollando contempla que los miembros de la Junta Directiva y los dignatarios de gobierno desempeñen sus cargos ad honorem.

Esto significa que no reciben remuneración simplemente por ocupar esos cargos de gobierno.

Su función es orientar, decidir, supervisar y responder por las responsabilidades que los estatutos les asignen.

El carácter ad honorem de los órganos de gobierno no significa que toda la estructura de trabajo de la Asociación deba funcionar gratuitamente.

Trabajo Administrativo Y Profesional Remunerado

La Asociación podrá necesitar contratar o remunerar personas para realizar trabajos administrativos, técnicos, operativos o profesionales.

Entre ellos pueden encontrarse:

• administración;
• secretaría y apoyo de reuniones;
• contabilidad;
• tesorería operativa y registro financiero;
• asesoría jurídica;
• asesoría tributaria;
• protección de datos;
• gestión de proyectos;
• coordinación de programas;
• investigación y debida diligencia profesional;
• servicios tecnológicos;
• administración de sitios web y sistemas;
• diseño y comunicaciones;
• formación y facilitación; y
• otras funciones especializadas.

Pagar por trabajo necesario no contradice el carácter sin ánimo de lucro de la organización.

Lo importante es que la remuneración corresponda a trabajo real, se encuentre adecuadamente autorizada y documentada, sea razonable para la función realizada y no se utilice como mecanismo para distribuir indirectamente los recursos de la Asociación entre sus miembros.

Voluntarios

La Asociación también podrá contar con personas que deseen colaborar voluntariamente.

El voluntariado permite que una persona contribuya con tiempo, conocimientos o actividades sin necesidad de convertirse en miembro.

Por esta razón, una persona que desea ayudar pero que no desea asumir las obligaciones de membresía —incluido el pago de cuotas— puede participar como voluntario o colaborador cuando exista una actividad apropiada.

El voluntariado no crea automáticamente:

• membresía;
• derecho a voto;
• representación institucional;
• autoridad sobre recursos;
• un cargo de gobierno; ni
• facultad para actuar en nombre de la Asociación.

Cuando una función voluntaria implique acceso a información privada, dinero, menores de edad, sistemas institucionales u otras responsabilidades especiales, podrán aplicarse requisitos adicionales.

Ser Voluntario No Sustituye La Membresía

La Asociación valora el trabajo voluntario, pero debemos evitar una situación en la que algunas personas financien permanentemente la organización mientras otras quieran ejercer los mismos derechos institucionales sin asumir las mismas obligaciones.

Por eso la colaboración voluntaria y la membresía son dos formas diferentes de participación.

Una persona puede ser un excelente voluntario sin ser miembro.

También puede decidir posteriormente solicitar su ingreso como miembro y asumir las responsabilidades correspondientes.

Servicio Comunitario Remitido Por Autoridades

La Asociación podrá considerar la participación de personas que deban realizar actividades de servicio comunitario por remisión de una autoridad judicial, administrativa u otra autoridad competente.

Ese tipo de participación solamente deberá aceptarse cuando exista documentación suficiente, una actividad apropiada, capacidad real de supervisión y claridad sobre las condiciones establecidas por la autoridad correspondiente.

El servicio comunitario de esta naturaleza no constituye automáticamente membresía, voluntariado ordinario, empleo ni derecho a voto.

La naturaleza de cada relación deberá determinarse conforme al instrumento aplicable y a las instrucciones de la autoridad que haya realizado la remisión.

La Asociación no debe aceptar personas simplemente para emitir certificados de cumplimiento sin haber podido supervisar y documentar realmente las actividades realizadas.

Diferentes Formas De Vinculación

Una organización comunitaria puede reunir muchas personas sin asignar a todas la misma relación institucional.

Por eso distinguiremos claramente entre figuras como:

• miembro: persona formalmente admitida y sujeta a las reglas de membresía;
• participante: persona que toma parte en una actividad o programa;
• integrante de un club: persona que pertenece a un club bajo sus propias reglas;
• voluntario o colaborador: persona que aporta trabajo sin adquirir por ello membresía;
• empleado o contratista: persona vinculada para realizar un trabajo remunerado;
• prestador de servicio: persona o entidad que realiza una función profesional o técnica;
• donante o patrocinador: quien aporta recursos sin adquirir por ello derechos políticos; y
• participante en servicio comunitario: persona cuya actividad se desarrolla conforme a una remisión o procedimiento específico.

Una misma persona puede tener más de una relación con la Asociación, pero cada relación deberá poder identificarse y no debe utilizarse para multiplicar derechos políticos.

Derechos De Los Miembros

Los derechos definitivos serán establecidos en los estatutos.

El modelo en desarrollo contempla que los miembros que se encuentren habilitados puedan, según la categoría correspondiente:

• participar en la Asamblea;
• recibir información institucional;
• presentar propuestas;
• participar en deliberaciones;
• votar cuando tengan derecho a ello;
• postularse para funciones cuando cumplan los requisitos;
• participar en programas y actividades conforme a sus reglas;
• consultar documentos institucionales que sean accesibles a los miembros; y
• utilizar los mecanismos de petición, observación y rendición de cuentas que se adopten.

Deberes De Los Miembros

La membresía también implica responsabilidades.

Entre los deberes que se están desarrollando se encuentran:

• respetar los estatutos y políticas aplicables;
• mantener actualizada la información necesaria para el registro;
• cumplir oportunamente las obligaciones económicas de la membresía;
• actuar de buena fe;
• respetar las decisiones institucionales adoptadas válidamente;
• declarar conflictos de interés cuando corresponda;
• proteger información confidencial;
• utilizar responsablemente los recursos de la Asociación;
• respetar a otros miembros y participantes; y
• responder por las funciones que voluntariamente hayan aceptado.

Membresía Al Día

Para que la estructura de cuotas tenga sentido, la Asociación deberá poder distinguir entre un miembro admitido y un miembro que se encuentra al día con sus obligaciones.

Las reglas definitivas deberán establecer qué ocurre cuando una cuota vence, qué plazo existe para regularizarla y en qué momento pueden suspenderse determinados derechos.

Esas reglas deberán aplicarse de manera uniforme y no utilizarse selectivamente para excluir a una persona de una decisión.

Pagar Más No Significa Votar Más

La Asociación puede llegar a establecer distintas cuotas o categorías de contribución porque no todas las relaciones institucionales tienen necesariamente el mismo costo o alcance.

Eso no significa que quien pague más pueda comprar mayor autoridad política.

Los derechos de voto deben depender de la categoría de membresía formalmente adoptada y no del volumen de dinero aportado por una persona.

De la misma forma, acumular cuotas, patrocinios, donaciones, contratos o pagos por servicios no debe producir votos adicionales.

Sin Ánimo De Lucro No Significa Sin Ingresos

Una organización sostenible necesita fuentes de ingreso.

La Asociación podrá recibir recursos por diferentes vías compatibles con su objeto, sus políticas y las normas que resulten aplicables.

Esos ingresos pueden ser necesarios no solamente para ejecutar programas, sino también para mantener la infraestructura que permite desarrollarlos correctamente.

El principio fundamental es que los ingresos y excedentes de la organización no existen para repartirse entre los miembros.

Los recursos deberán utilizarse para sostener la institución, desarrollar sus actividades, crear reservas legítimas cuando correspondan y cumplir sus fines.

Fuentes De Ingreso

La Asociación podrá desarrollar o considerar distintas fuentes de recursos, cada una con su propia naturaleza y tratamiento.

Entre ellas pueden encontrarse:

• cuotas de membresía;
• cuotas y tarifas de programas o clubes;
• servicios institucionales;
• actividades educativas y de formación;
• eventos;
• servicios profesionales o de consultoría compatibles con el objeto institucional;
• servicios técnicos o digitales;
• publicaciones y materiales;
• patrocinios;
• donaciones;
• subvenciones y cooperación;
• convenios o proyectos; y
• otras actividades económicas que puedan desarrollarse legítimamente dentro de la estructura institucional.

La existencia de ingresos provenientes de una actividad no convierte esa actividad en un mecanismo de reparto de utilidades entre los miembros.

Actividades Económicas De La Asociación

La Asociación podrá desarrollar actividades que generen ingresos cuando estas contribuyan a su sostenibilidad o al cumplimiento de sus fines.

Es importante distinguir entre obtener ingresos y tener ánimo de lucro para los asociados.

Una actividad puede producir un excedente económico sin que ese excedente se distribuya entre los miembros.

Cuando la Asociación se encuentre formalmente constituida, las actividades económicas, su tratamiento tributario y el destino de los excedentes deberán administrarse conforme al régimen jurídico y tributario que corresponda.

Separación De Los Recursos

No todos los ingresos tienen la misma naturaleza.

Por eso la Asociación deberá distinguir contablemente, según corresponda, entre:

• cuotas;
• pagos por servicios;
• donaciones;
• patrocinios;
• subvenciones;
• recursos restringidos;
• fondos pertenecientes a programas o clubes;
• recursos administrados por cuenta de terceros; y
• otros ingresos institucionales.

Esta separación ayuda a determinar para qué puede utilizarse cada recurso y facilita la rendición de cuentas.

Las Donaciones Y Patrocinios No Compran Control

La Asociación puede agradecer y reconocer legítimamente el apoyo de donantes y patrocinadores.

Sin embargo, el valor de una contribución no debe otorgar automáticamente autoridad sobre la Asamblea, la Junta Directiva, los programas o las decisiones institucionales.

Cuando una contribución tenga condiciones legítimas sobre el uso de los recursos, esas condiciones deberán documentarse y mantenerse separadas de los derechos políticos de membresía.

Negocios Y Membresía

Una relación comercial con algún proyecto, directorio, programa o servicio relacionado con Puerto Carreño no constituye automáticamente membresía en la Asociación.

Del mismo modo, una empresa que pague por un servicio no debe asumir que ha adquirido un voto.

Si los estatutos establecen en el futuro una categoría de membresía para organizaciones o personas jurídicas, la admisión, representación y derechos de esa categoría deberán quedar claramente definidos.

No habrá votos duplicados derivados de mantener varias relaciones económicas con la Asociación o con proyectos relacionados.

Cuánto Costará Ser Miembro

Las cuotas definitivas todavía deberán ser aprobadas mediante el proceso institucional correspondiente.

No queremos establecer una cifra arbitraria simplemente para poder decir que existe una cuota.

El valor deberá considerar, entre otros factores:

• el presupuesto anual de funcionamiento;
• el número razonablemente esperado de miembros;
• los servicios e infraestructura que la Asociación debe mantener;
• las obligaciones administrativas y profesionales;
• la sostenibilidad de largo plazo; y
• la realidad económica local.

Una vez aprobado, el valor deberá publicarse claramente junto con su periodo de vigencia.

Exenciones, Apoyos Y Situaciones Especiales

Si la Asociación decide en el futuro crear apoyos, becas de membresía, reducciones u otras medidas para casos especiales, estas deberán responder a una política objetiva y transparente.

No sería sano para la gobernanza que una cuota se aplique estrictamente a unas personas mientras otras reciben excepciones informales sin un criterio documentado.

Las personas que solamente desean colaborar sin asumir una cuota siempre podrán considerar otras formas de participación, particularmente el voluntariado, cuando exista una actividad adecuada.

Una Asociación Que Puede Sostenerse

Una organización puede comenzar con entusiasmo, pero para durar necesita estructura.

Esa estructura incluye personas que hacen trabajo invisible, sistemas que cuestan dinero, profesionales que asumen responsabilidades y procedimientos que requieren tiempo.

Las cuotas permiten que el costo de mantener la Asociación no recaiga permanentemente sobre uno o dos fundadores, benefactores o voluntarios.

También ayudan a preservar la independencia de la organización al evitar que toda su existencia dependa de un único patrocinador, contrato o fuente externa de recursos.

Nuestro Compromiso Con Los Miembros

Si pedimos a nuestros miembros que contribuyan económicamente, la Asociación también debe asumir obligaciones frente a ellos.

Los miembros tienen derecho a esperar que los recursos sean administrados con responsabilidad, que las reglas se apliquen de manera coherente, que puedan conocer cómo funciona la institución y que exista rendición de cuentas sobre aquello que se hace en nombre de la Asociación.

La membresía no es simplemente una cuota y tampoco es simplemente un voto. Es una relación de responsabilidad compartida entre la persona y la institución que está ayudando a construir.