Politicas
Políticas
Las políticas de la Asociación Puerto Carreño convierten nuestros principios de gobernanza en reglas prácticas para administrar personas, recursos, información, programas y responsabilidades.
Los estatutos establecerán la estructura fundamental de la Asociación. Las políticas desarrollan asuntos que necesitan reglas más detalladas y que pueden actualizarse sin convertir cada procedimiento administrativo en una disposición estatutaria.
Actualmente somos una asociación de hecho local de Puerto Carreño, Vichada, en formación como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Por ello, algunas de las reglas descritas aquí constituyen principios operativos actuales y otras permanecen en desarrollo hasta que sean formalmente aprobadas por la autoridad institucional correspondiente.
Cuando una política sea formalmente adoptada, identificaremos su versión, fecha, autoridad de aprobación y estado de vigencia.
Para Qué Sirven Las Políticas
Una organización no puede resolver cada situación mediante una nueva decisión de la Asamblea.
Las políticas permiten establecer criterios previamente conocidos para situaciones que se presentan de manera repetida.
Entre otras funciones, nos permiten:
- aplicar reglas de manera consistente;
- definir responsabilidades;
- reducir decisiones arbitrarias;
- administrar riesgos;
- proteger a miembros y participantes;
- administrar recursos;
- documentar procedimientos;
- resolver conflictos de interés;
- cumplir obligaciones legales;
- trabajar responsablemente con financiadores; y
- facilitar la rendición de cuentas.
Jerarquía De Las Reglas
No todos los documentos institucionales tienen la misma autoridad.
Como principio general, la Asociación deberá interpretar sus políticas de manera compatible con:
- la Constitución y las leyes aplicables;
- los estatutos formalmente adoptados;
- las decisiones válidas de los órganos competentes;
- las políticas institucionales aprobadas;
- los procedimientos administrativos; y
- las guías, manuales y Hojas Informativas que expliquen su aplicación.
Una política interna no puede autorizar aquello que una norma superior prohíbe ni modificar por sí sola una disposición estatutaria.
Estado De Las Políticas
Durante la etapa de formación podremos identificar una política como:
- En Desarrollo: todavía se encuentra siendo preparada.
- Propuesta: ha sido presentada para consideración.
- Aprobada: ha sido adoptada por la autoridad correspondiente.
- Vigente: actualmente debe aplicarse.
- En Revisión: se encuentra sometida a evaluación o modificación.
- Reemplazada: existe una versión posterior.
- Archivada: ya no se utiliza, pero se conserva como registro institucional.
Conducta Institucional
Las personas que actúan en nombre de la Asociación deben hacerlo de buena fe, dentro de las facultades que realmente poseen y respetando los derechos de otras personas.
Esperamos que miembros, dignatarios, empleados, contratistas, voluntarios y colaboradores mantengan una conducta compatible con principios como:
- respeto;
- honestidad;
- responsabilidad;
- trato digno;
- no discriminación;
- uso responsable de recursos;
- protección de información;
- declaración de conflictos de interés; y
- cumplimiento de las reglas aplicables a su función.
Una persona no adquiere autoridad institucional simplemente por ser miembro, voluntario, patrocinador, contratista o participante frecuente.
Conflictos De Interés
Existe un posible conflicto de interés cuando una persona que interviene en una decisión mantiene además un interés personal, familiar, económico, profesional, comercial o institucional que puede afectar —o razonablemente parecer afectar— su independencia frente al asunto.
La existencia de un conflicto no demuestra por sí sola una conducta indebida.
Lo importante es declararlo y administrarlo adecuadamente.
Según las circunstancias podrán utilizarse mecanismos como:
- declaración previa del interés;
- registro de la situación;
- abstención de deliberar o votar;
- retiro temporal de una discusión;
- evaluación por personas no interesadas;
- comparación de condiciones de mercado;
- autorización independiente; y
- documentación de la decisión.
La política no debe utilizarse para impedir que una persona aporte conocimiento legítimo sobre un asunto. Su finalidad es evitar que una posición institucional se utilice indebidamente para obtener una ventaja particular.
Operaciones Con Personas Relacionadas
La Asociación puede legítimamente necesitar bienes o servicios proporcionados por un miembro, fundador, dignatario, familiar o persona relacionada.
Estas operaciones no deberán ocultarse ni presumirse automáticamente impropias.
Cuando correspondan, deberán demostrar:
- una necesidad institucional real;
- condiciones razonables;
- declaración de la relación;
- autorización apropiada;
- abstención cuando corresponda; y
- documentación suficiente.
Administración De Recursos
Los recursos de la Asociación existen para sostener la institución y desarrollar sus fines.
Su administración deberá permitir identificar:
- origen;
- naturaleza;
- destinación;
- restricciones;
- autorización;
- soporte;
- registro contable; y
- responsable.
Las cuotas, donaciones, patrocinios, subvenciones, pagos por servicios, recursos de proyectos y otros ingresos deberán distinguirse cuando su naturaleza o tratamiento sea diferente.
Autorización De Gastos
La Asociación deberá establecer límites y procedimientos para autorizar gastos de acuerdo con su tamaño, presupuesto y nivel de riesgo.
Siempre que resulte razonablemente posible, procuraremos separar funciones como:
- solicitar un gasto;
- aprobarlo;
- realizar el pago;
- registrarlo; y
- revisarlo posteriormente.
La separación deberá ser proporcional a nuestra capacidad real y no convertirse en una burocracia que impida trabajar.
Contratación
La Asociación podrá contratar empleados, profesionales, técnicos, empresas y prestadores de servicios cuando exista una necesidad legítima.
La contratación deberá indicar suficientemente:
- servicio o trabajo requerido;
- responsable;
- valor o forma de remuneración;
- periodo;
- resultados esperados;
- obligaciones relevantes; y
- forma de verificar el cumplimiento.
El carácter sin ánimo de lucro de la Asociación no implica que el trabajo profesional necesario deba realizarse gratuitamente.
Dignatarios Ad Honorem
El modelo actualmente en desarrollo contempla que los cargos de gobierno de la Junta Directiva y los dignatarios institucionales sean ejercidos ad honorem.
No recibir remuneración por ocupar un cargo de gobierno no impide que la Asociación contrate personal administrativo, técnico o profesional.
Las funciones de gobierno y las funciones remuneradas deberán mantenerse suficientemente diferenciadas y cualquier relación adicional deberá tratarse con las reglas de conflicto de interés aplicables.
Compras Y Proveedores
Las compras deberán realizarse mediante procedimientos proporcionales a su valor y complejidad.
Para operaciones significativas, la Asociación podrá comparar ofertas, antecedentes, precios, capacidad técnica u otros factores relevantes.
La oferta de menor precio no necesariamente será la opción apropiada cuando existan diferencias justificables de calidad, confiabilidad, experiencia, garantía, seguridad o impacto.
Donaciones Y Aportes
La Asociación podrá recibir donaciones y otros aportes cuando sean compatibles con sus fines y con las normas aplicables.
Antes de aceptar recursos importantes podremos considerar:
- identidad y naturaleza del aportante;
- origen conocido de los recursos;
- finalidad;
- restricciones;
- obligaciones futuras;
- condiciones de reconocimiento;
- riesgos institucionales; y
- capacidad real para cumplir lo acordado.
Una donación no crea automáticamente membresía ni derecho de voto.
Financiación Condicionada
La Asociación podrá aceptar financiación destinada a un propósito específico cuando las condiciones sean compatibles con su objeto y hayan sido comprendidas antes de aceptar los recursos.
No aceptaremos conscientemente condiciones que obliguen a falsear resultados, ocultar información material, excluir indebidamente participantes o abandonar la independencia institucional necesaria para cumplir nuestros fines.
Patrocinios
Un patrocinio es distinto de una donación cuando existe una contraprestación, reconocimiento u otro beneficio acordado.
Los patrocinios deberán identificarse claramente y no presentarse como apoyo independiente cuando exista una relación económica.
El patrocinio tampoco concede automáticamente autoridad sobre la gobernanza de la Asociación.
Voluntariado
El voluntariado constituye una forma de participación distinta de la membresía y del empleo.
Las funciones voluntarias deberán ser apropiadas a la capacidad de la Asociación para dirigirlas y supervisarlas.
Cuando una actividad involucre dinero, datos personales, menores de edad, sistemas tecnológicos, información confidencial u otros riesgos especiales, podrán existir requisitos adicionales.
Una persona voluntaria no adquiere por esa condición autoridad general para representar a la Asociación.
Servicio Comunitario
La Asociación podrá evaluar la recepción de personas remitidas legítimamente para realizar servicio comunitario cuando exista una actividad apropiada y capacidad suficiente para supervisarla.
Antes de aceptar una remisión deberán conocerse las condiciones aplicables y la forma en que la actividad debe documentarse.
No certificaremos horas o actividades que no hayan sido realmente realizadas y verificadas.
Protección De Participantes
Los programas deberán considerar los riesgos particulares de las personas que participan en ellos.
Cuando una actividad involucre niños, adolescentes, personas vulnerables, comunidades indígenas u otros participantes que requieran medidas especiales, deberán desarrollarse procedimientos adecuados antes de ejecutar la actividad.
La existencia de buenas intenciones no sustituye las medidas de protección necesarias.
Relaciones Con Comunidades Indígenas
La Asociación reconoce que trabajar con una persona indígena no equivale automáticamente a contar con autorización para representar a su comunidad.
Los proyectos que involucren comunidades, conocimiento tradicional, patrimonio cultural, territorios, imágenes, investigación o información comunitaria deberán respetar los mecanismos de decisión y autorización que resulten aplicables.
No publicaremos como información institucional de una comunidad aquello que no tengamos fundamento para representar de esa manera.
Datos Personales
La Asociación deberá recopilar únicamente los datos personales que tengan una finalidad legítima relacionada con sus actividades y administrarlos conforme a las normas aplicables.
Los datos personales no se convierten en información pública por el simple hecho de que una persona sea miembro, voluntario, participante, empleado o contratista.
La política completa sobre recolección, almacenamiento, utilización, circulación, actualización y supresión de información personal se desarrollará en la página de Privacidad.
Seguridad De La Información
Los permisos para acceder a documentos, cuentas y sistemas deberán relacionarse con la función de cada persona.
La Asociación procurará aplicar medidas como:
- acceso mediante cuentas individuales;
- autenticación segura;
- limitación de permisos;
- respaldo;
- control de archivos;
- revocación de acceso cuando una función termina; y
- registro de responsabilidades administrativas.
Gestión Documental
Los documentos institucionales deberán administrarse conforme a su estado, versión, autoridad y clasificación de acceso.
Un borrador no se presentará como documento aprobado y una copia reemplazada no deberá continuar circulando como versión vigente.
La página de Documentos contiene el marco general para nuestro sistema documental.
Comunicaciones Institucionales
Las comunicaciones emitidas en nombre de la Asociación deberán provenir de personas o canales autorizados.
Una opinión personal de un miembro no constituye automáticamente una posición institucional.
Cuando una comunicación represente una decisión formal de la Asociación, deberá poder relacionarse con la autoridad que la adoptó.
Redes Sociales
Los perfiles institucionales pueden utilizarse para informar, convocar y documentar actividades.
No deberán utilizarse para divulgar información privada, realizar ataques personales o presentar como decisión institucional aquello que solamente sea una opinión individual.
La administración de cuentas institucionales deberá mantenerse separada de las cuentas personales de quienes las operan.
Nombre, Identidad Y Logotipo
El nombre, logotipo, dominios y demás elementos de identidad institucional deberán utilizarse de manera que no confundan al público sobre quién actúa en nombre de la Asociación.
La participación en un programa, club o actividad no autoriza automáticamente a una persona u organización a presentarse como representante oficial.
Publicaciones Y Declaraciones Públicas
Las afirmaciones institucionales deberán distinguir entre hechos confirmados, proyectos, propuestas, opiniones y relaciones formales.
No afirmaremos tener un convenio, autorización, patrocinio, certificación, apoyo gubernamental o relación institucional cuando no exista evidencia suficiente para sostenerlo.
Correcciones
Cuando identifiquemos un error material en información institucional pública, procuraremos corregirlo razonablemente.
Cuando el cambio afecte un documento institucional controlado, la corrección deberá respetar el sistema de versiones y no simplemente sustituir silenciosamente el registro histórico.
Quejas, Observaciones Y Solicitudes
La Asociación desarrollará mecanismos para que miembros, participantes y terceros puedan presentar observaciones o comunicar problemas relacionados con nuestras actividades.
Las comunicaciones deberán ser evaluadas con respeto por las personas involucradas y sin presumir automáticamente que una acusación constituye un hecho probado.
Cuando corresponda, una situación podrá remitirse a la autoridad institucional o pública competente.
No Represalias Por Comunicaciones De Buena Fe
La Asociación no debe utilizar su estructura para castigar a una persona simplemente por presentar de buena fe una inquietud sobre una posible irregularidad.
Este principio no protege amenazas, hostigamiento, información deliberadamente falsa ni conductas abusivas.
Cumplimiento Legal
Las políticas internas complementan pero no reemplazan las leyes aplicables.
Cuando una actividad se encuentre sometida a requisitos específicos —por ejemplo tributarios, laborales, ambientales, sanitarios, turísticos, contractuales, de protección de datos o de protección de menores— deberán verificarse las obligaciones correspondientes antes de desarrollarla.
La Asociación buscará asesoría profesional cuando la naturaleza del asunto así lo requiera.
Protección De Datos Como Política Obligatoria
La legislación colombiana sobre protección de datos personales exige a los responsables del tratamiento establecer políticas que expliquen cómo se recopila, almacena, utiliza, circula y suprime información personal.
Por esa razón, nuestra página de Privacidad no será únicamente una declaración general del sitio web. Funcionará también como base de nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, complementada por los avisos, autorizaciones y procedimientos que sean necesarios.
Uso Del Sitio Web
Las reglas aplicables a visitantes de Puerto-Carreño.org se desarrollarán separadamente en nuestras Condiciones De Uso.
Esta separación permite que las políticas internas de la Asociación no se confundan con las condiciones contractuales y operativas que regulan el acceso a este sitio.
Revisión De Las Políticas
Las políticas deberán revisarse cuando:
- cambien las normas aplicables;
- cambie la estructura institucional;
- una experiencia revele una deficiencia;
- surja un nuevo programa o riesgo;
- un financiador imponga obligaciones legítimas adicionales;
- se adopten nuevos estatutos; o
- la autoridad institucional competente determine que es necesario.
Una modificación importante deberá quedar documentada y no deberá borrar el historial de versiones anteriores cuando exista razón para conservarlo.
Responsabilidad Sobre Las Políticas
Aprobar una política no sirve de mucho si nadie sabe quién debe aplicarla.
Por eso cada política formal deberá poder identificar:
- su propósito;
- alcance;
- personas a quienes aplica;
- responsable de implementación;
- autoridad de aprobación;
- fecha de vigencia;
- versión; y
- procedimiento de revisión.
Políticas En Desarrollo
Durante la etapa de formación esperamos desarrollar progresivamente políticas específicas sobre asuntos como:
- conflictos de interés;
- conducta institucional;
- membresía;
- transparencia;
- administración financiera;
- contratación y compras;
- donaciones y cooperación;
- voluntariado;
- servicio comunitario;
- protección de participantes;
- gestión documental;
- seguridad de la información;
- comunicaciones;
- protección de datos personales; y
- otros asuntos que la experiencia demuestre necesarios.
La aparición de un tema en esta lista no significa que ya exista una política definitiva aprobada sobre ese asunto.
Nuestro Compromiso
Las políticas no deben existir solamente para producir una carpeta llena de documentos.
Deben ayudarnos a tomar decisiones similares de manera similar, proteger a las personas que confían en la Asociación y permitir que quienes administran responsabilidades sepan qué se espera de ellos.
Una institución confiable no es aquella que afirma que nunca tendrá problemas. Es aquella que desarrolla reglas para prevenirlos, detectarlos, documentarlos y corregirlos cuando ocurran.