Programas

Los programas son una de las principales formas mediante las cuales la Asociación Puerto Carreño transforma sus objetivos institucionales en actividades organizadas y resultados concretos.

Un programa puede reunir personas, conocimientos, recursos, actividades y proyectos alrededor de una finalidad definida sin necesidad de crear una organización independiente para cada iniciativa.

Actualmente somos una asociación de hecho local de Puerto Carreño, Vichada, en formación como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Por esta razón, algunos programas pueden encontrarse en etapa de diseño, organización o prueba mientras se completa la estructura institucional definitiva.

Esta página explica cómo entendemos los programas, cómo se desarrollan y qué condiciones deben cumplirse para que una iniciativa pueda ser presentada como programa de la Asociación.

Qué Es Un Programa

Un programa es una estructura organizada de actividades que responde a una necesidad o propósito institucional identificable.

Un programa normalmente debe poder explicar:

• qué problema, necesidad u oportunidad busca atender;
• qué objetivo persigue;
• a quién está dirigido;
• qué actividades desarrolla;
• quién es responsable de su coordinación;
• qué recursos requiere;
• cómo se financia;
• cómo se documenta; y
• cómo se evaluarán sus resultados.

La existencia de una idea interesante no significa automáticamente que exista un programa institucional.

Programa Y Proyecto No Son Lo Mismo

Un programa puede contener uno o varios proyectos.

El programa proporciona continuidad y una finalidad general. Un proyecto normalmente tiene un objetivo más específico, un periodo de ejecución determinado, recursos identificados y resultados concretos.

Por ejemplo, un programa educativo puede incluir varios proyectos de formación, talleres, publicaciones o actividades diferentes a lo largo del tiempo.

Esta distinción permite desarrollar proyectos temporales sin necesidad de crear una estructura institucional nueva cada vez.

Programa Y Club Tampoco Son Lo Mismo

Un programa se organiza principalmente alrededor de una finalidad institucional.

Un club se organiza principalmente alrededor de una comunidad de participantes que comparte un interés, actividad o propósito específico.

Un club puede desarrollar actividades dentro de un programa, y un programa puede colaborar con uno o varios clubes, pero ninguna de estas relaciones convierte automáticamente a uno en el otro.

La página de Clubes desarrollará esta diferencia con mayor detalle.

Áreas De Programas

La Asociación puede desarrollar programas en áreas compatibles con su objeto institucional y con las decisiones que sean formalmente adoptadas.

Entre las áreas actualmente contempladas se encuentran:

• educación y formación informal;
• cultura e identidad local;
• participación comunitaria;
• desarrollo económico local;
• emprendimiento y economía popular;
• tecnología y herramientas digitales;
• turismo responsable;
• actividades juveniles;
• deporte y recreación;
• medio ambiente y sostenibilidad;
• investigación y documentación;
• cooperación académica;
• fortalecimiento institucional;
• patrimonio cultural;
• actividades relacionadas con comunidades rurales e indígenas cuando exista una base legítima para desarrollarlas; y
• otras iniciativas compatibles con los fines de la Asociación.

La inclusión de un área en esta lista no significa que exista actualmente un programa operativo en cada una de ellas.

Cómo Se Crea Un Programa

Un programa puede surgir de una propuesta de miembros, participantes, organizaciones, comunidades, profesionales, universidades, cooperantes u otras personas interesadas.

Antes de presentarlo como programa institucional, deberá existir una evaluación suficiente de aspectos como:

• compatibilidad con los fines de la Asociación;
• necesidad o justificación;
• personas beneficiarias o participantes;
• responsabilidad de coordinación;
• recursos necesarios;
• riesgos;
• obligaciones legales;
• capacidad real de ejecución;
• forma de financiación;
• manejo de información personal; y
• mecanismos de seguimiento.

Propuesta De Programa

Una propuesta de programa deberá contener información suficiente para permitir una decisión responsable.

Según su complejidad podrá incluir:

• nombre;
• resumen;
• justificación;
• objetivo general;
• objetivos específicos;
• población o participantes;
• ámbito territorial;
• actividades principales;
• responsable propuesto;
• presupuesto;
• fuentes de financiación;
• cronograma;
• riesgos;
• requisitos legales;
• indicadores;
• resultados esperados; y
• procedimiento de evaluación.

La complejidad del documento deberá ser proporcional a la naturaleza del programa.

Aprobación Institucional

Una iniciativa no debe presentarse públicamente como programa oficial de la Asociación hasta que haya sido autorizada por la instancia que tenga competencia para hacerlo.

La aprobación deberá quedar documentada.

Dependiendo de la estructura definitiva de gobierno y del tamaño del programa, la autorización podrá corresponder a la Asamblea, Junta Directiva u otra instancia debidamente facultada.

Durante nuestra etapa actual de formación, deberá identificarse claramente cuándo una actividad constituye:

• una idea;
• una propuesta;
• un proyecto piloto;
• una actividad autorizada; o
• un programa institucional aprobado.

Programas Piloto

No todos los programas necesitan comenzar a gran escala.

La Asociación puede utilizar proyectos piloto para probar una idea antes de comprometer recursos mayores o convertirla en un programa permanente.

Un piloto puede ayudarnos a determinar:

• si existe demanda real;
• si la metodología funciona;
• cuánto cuesta operar la actividad;
• qué riesgos aparecen;
• qué capacidades hacen falta;
• qué resultados pueden medirse; y
• si la iniciativa debe continuar, modificarse o terminarse.

Responsable Del Programa

Cada programa institucional debe contar con una persona, equipo o instancia responsable de su coordinación.

Esa responsabilidad puede incluir:

• planificación;
• coordinación de actividades;
• administración de participantes;
• cumplimiento del presupuesto;
• documentación;
• informes;
• comunicación con financiadores;
• protección de información;
• cumplimiento de políticas; y
• presentación de resultados.

Coordinar un programa no convierte automáticamente a una persona en miembro de la Junta Directiva, dignatario o representante legal de la Asociación.

Autoridad Del Responsable

La autoridad de un responsable debe estar limitada a las funciones que le hayan sido asignadas.

Un coordinador de programa no puede asumir automáticamente autoridad sobre:

• la Asamblea;
• otros programas;
• la admisión de miembros;
• los recursos generales de la Asociación;
• contratos no autorizados;
• posiciones institucionales; ni
• otras decisiones fuera de su delegación.

Presupuesto Del Programa

Todo programa que utilice recursos significativos deberá contar con un presupuesto apropiado.

El presupuesto puede incluir:

• personal;
• servicios profesionales;
• materiales;
• tecnología;
• comunicaciones;
• espacios;
• transporte;
• seguros cuando correspondan;
• administración;
• evaluación;
• imprevistos razonables; y
• otros costos necesarios.

El programa no deberá presentarse como económicamente sostenible si no existe información suficiente para justificar esa afirmación.

Financiación De Los Programas

Los programas pueden financiarse mediante una o varias fuentes compatibles con su naturaleza.

Entre ellas pueden encontrarse:

• recursos propios de la Asociación;
• cuotas o tarifas específicas;
• donaciones;
• subvenciones;
• patrocinios;
• cooperación nacional o internacional;
• convenios;
• universidades;
• fundaciones;
• actividades de recaudación;
• servicios relacionados con el programa; y
• otras fuentes legalmente permitidas.

Cada fuente deberá administrarse según su naturaleza y las restricciones legítimas que hayan sido aceptadas.

Costos Administrativos

Un programa no existe de manera aislada de la infraestructura que lo sostiene.

Puede requerir contabilidad, tecnología, gestión documental, comunicaciones, administración, contratación, seguridad, coordinación y otros servicios institucionales.

Por ello, cuando corresponda, el presupuesto del programa podrá incluir una proporción razonable de costos administrativos institucionales.

La transparencia exige explicar estos costos, no fingir que no existen.

Programas Que Generan Ingresos

Algunos programas pueden generar ingresos mientras desarrollan una finalidad compatible con la Asociación.

Esto puede ocurrir mediante actividades educativas, servicios, eventos, materiales, asistencia técnica u otras actividades legítimas.

El hecho de generar ingresos no convierte automáticamente al programa en una empresa separada ni convierte sus excedentes en utilidades distribuibles entre los miembros.

Los ingresos deberán tratarse conforme a las reglas institucionales, contables y tributarias aplicables.

Fondos Restringidos

Cuando un financiador aporte recursos exclusivamente para un programa o finalidad determinada y la Asociación acepte esa condición, esos recursos deberán administrarse respetando la restricción acordada.

Los recursos de un programa no deberán trasladarse arbitrariamente a otro propósito cuando exista una obligación que lo impida.

Participantes

Participar en un programa no convierte automáticamente a una persona en miembro de la Asociación.

Cada programa podrá establecer requisitos apropiados sobre:

• inscripción;
• edad;
• cupos;
• costos;
• asistencia;
• seguridad;
• comportamiento;
• protección de datos; y
• otras condiciones necesarias.

Estas condiciones deberán ser proporcionales a la actividad.

Membresía Y Programas

Los programas pueden ofrecer determinados beneficios o condiciones a los miembros, pero deben mantenerse separados de la gobernanza institucional.

Una persona puede:

• ser miembro sin participar en determinado programa;
• participar en un programa sin ser miembro;
• trabajar para un programa sin ser miembro; o
• apoyar económicamente un programa sin adquirir derechos políticos.

Esta separación protege tanto la participación abierta como la integridad del sistema de membresía.

Voluntarios En Los Programas

Los programas pueden incorporar voluntarios cuando exista una función apropiada y capacidad para orientarlos y supervisarlos.

El voluntariado no deberá utilizarse para ocultar relaciones laborales o contractuales que, por su naturaleza real, requieran otro tratamiento.

Las funciones voluntarias deberán definirse suficientemente para evitar confusión sobre responsabilidades y autoridad.

Personal Remunerado

Los programas pueden requerir personal administrativo, técnico o profesional remunerado.

La remuneración por trabajo legítimo no contradice la naturaleza sin ánimo de lucro de la Asociación.

Las funciones, condiciones, valor y autoridad de contratación deberán documentarse conforme a las políticas institucionales correspondientes.

Protección De Datos

Cada programa deberá considerar qué información personal necesita realmente.

Los formularios y registros deberán limitarse a los datos necesarios para finalidades identificables.

Cuando un programa maneje información especialmente sensible, deberá aplicar medidas de protección adicionales.

El tratamiento de datos se regirá por la Política De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales de la Asociación.

Programas Con Niños, Niñas Y Adolescentes

Los programas dirigidos a menores de edad requieren medidas específicas de protección.

Antes de operar deberán evaluarse asuntos como:

• autorizaciones;
• responsabilidad de adultos;
• protección de datos;
• fotografías e imágenes;
• espacios apropiados;
• contacto con participantes;
• procedimientos frente a incidentes; y
• otras medidas necesarias según la actividad.

Programas Con Comunidades Indígenas

Los programas relacionados con comunidades indígenas deberán respetar las formas legítimas de participación, representación y autorización que correspondan.

La participación de una persona indígena no significa automáticamente que esa persona represente a su comunidad.

Los proyectos que involucren conocimiento tradicional, patrimonio cultural, territorios, investigación, imágenes o información comunitaria deberán recibir un tratamiento especialmente cuidadoso.

Colaboraciones Y Alianzas

Un programa puede desarrollarse conjuntamente con universidades, organizaciones sociales, empresas, entidades públicas, fundaciones, comunidades u otras instituciones.

La naturaleza de cada relación deberá describirse correctamente.

No utilizaremos expresiones como:

• aliado;
• socio;
• patrocinador;
• financiador;
• cooperante; o
• entidad participante

sin contar con una base suficiente para describir la relación de esa manera.

Convenios Y Acuerdos

Cuando una colaboración requiera compromisos relevantes, estos deberán documentarse mediante el instrumento apropiado.

Un convenio o acuerdo podrá establecer aspectos como:

• objetivo;
• responsabilidades;
• recursos;
• duración;
• propiedad intelectual;
• tratamiento de datos;
• uso de imágenes;
• informes;
• terminación; y
• otros compromisos relevantes.

Expediente Del Programa

Cada programa significativo deberá mantener un expediente institucional suficiente.

Según corresponda podrá contener:

• propuesta inicial;
• acto de aprobación;
• responsable;
• presupuesto;
• fuentes de financiación;
• convenios;
• contratos;
• registros de participantes;
• autorizaciones;
• informes;
• evidencias;
• evaluaciones; y
• documentación de cierre.

Indicadores

Un programa debe procurar medir algo más que el número de actividades realizadas.

Dependiendo de su naturaleza, los indicadores pueden ayudar a responder:

• ¿cuántas personas participaron?;
• ¿qué producto se entregó?;
• ¿qué cambio se buscaba?;
• ¿qué resultados se observaron?;
• ¿qué recursos se utilizaron?;
• ¿qué dificultades aparecieron?; y
• ¿qué debería hacerse diferente la próxima vez?

Evaluación

Los programas deberán evaluarse de manera proporcional a su tamaño y complejidad.

La evaluación puede considerar:

• cumplimiento de objetivos;
• participación;
• costos;
• calidad;
• impacto;
• sostenibilidad;
• riesgos;
• comentarios de participantes;
• cumplimiento de obligaciones; y
• lecciones aprendidas.

Informes De Programas

Los programas significativos deberán producir información suficiente para rendir cuentas sobre su actividad.

Según corresponda podrán elaborarse:

• informes periódicos;
• informes financieros;
• informes para financiadores;
• informes de resultados;
• evaluaciones; y
• documentos de cierre.

Las versiones públicas podrán omitir información personal o confidencial cuando corresponda.

Transparencia De Los Programas

Los programas deberán poder explicar razonablemente:

• qué hacen;
• quién los coordina;
• quién puede participar;
• cómo se financian;
• qué recursos administran;
• qué instituciones participan; y
• qué resultados producen.

La cantidad de información publicada deberá ser proporcional al tamaño, riesgo e importancia pública del programa.

Programas Financiados Por Terceros

Cuando un programa reciba financiación externa, la Asociación procurará identificar de manera transparente al financiador y la naturaleza de la relación cuando corresponda.

La financiación de un programa no convierte automáticamente al financiador en miembro ni le otorga autoridad general sobre la Asociación.

Las condiciones legítimas relacionadas con el uso de los recursos deberán documentarse y respetarse.

Propiedad Intelectual

Los programas pueden producir materiales educativos, investigaciones, fotografías, publicaciones, bases de datos, diseños, metodologías u otros productos intelectuales.

Antes de iniciar proyectos importantes deberá determinarse, cuando corresponda:

• quién es autor;
• quién conserva los derechos;
• qué licencias se utilizarán;
• qué puede publicarse;
• qué información debe protegerse; y
• qué obligaciones existen frente a terceros.

Comunicaciones De Programas

Las comunicaciones públicas de un programa deberán distinguir entre:

• hechos confirmados;
• actividades programadas;
• resultados;
• propuestas;
• objetivos futuros; y
• afirmaciones de terceros.

Un programa no debe atribuirse respaldos, permisos, alianzas o resultados que no puedan demostrarse.

Identidad De Los Programas

Los programas pueden utilizar un nombre, imagen o identidad visual propia para facilitar su reconocimiento.

Sin embargo, deberán conservar una relación clara con la Asociación cuando sean programas institucionales.

Una identidad propia no convierte al programa en persona jurídica independiente.

Programas Activos

Esta página podrá incorporar progresivamente un índice de programas institucionales cuando estos sean aprobados y se encuentren en funcionamiento.

Para cada programa podremos publicar información como:

• nombre;
• estado;
• propósito;
• responsable;
• personas a quienes está dirigido;
• forma de participación;
• financiación;
• documentos relacionados; y
• enlace a su página institucional.

No incluiremos un programa como activo simplemente porque se encuentre en discusión o desarrollo.

Estado De Un Programa

Para mejorar la transparencia podremos identificar los programas mediante estados como:

• En Desarrollo: se encuentra siendo diseñado.
• Piloto: está siendo probado en escala limitada.
• Activo: se encuentra funcionando institucionalmente.
• En Pausa: se encuentra temporalmente suspendido.
• En Revisión: está siendo evaluado o rediseñado.
• Finalizado: cumplió su periodo u objetivo.
• Cerrado: dejó de operar institucionalmente.
• Histórico: se conserva como parte del registro institucional.

Revisión De Programas

Un programa no necesita existir indefinidamente.

La Asociación podrá revisar periódicamente si:

• continúa siendo necesario;
• mantiene suficiente participación;
• puede sostenerse;
• cumple sus objetivos;
• mantiene una administración adecuada;
• continúa siendo compatible con los fines institucionales; y
• debe continuar, modificarse, integrarse con otro programa o finalizar.

Cierre De Un Programa

Cuando un programa finalice, deberá cerrarse de manera ordenada.

Esto puede requerir:

• informar a participantes;
• cumplir obligaciones pendientes;
• cerrar contratos;
• conciliar recursos;
• determinar el tratamiento de bienes;
• archivar documentos;
• proteger datos personales;
• presentar informes; y
• documentar la decisión de cierre.

Proponer Un Programa

La Asociación busca escuchar buenas propuestas provenientes de la comunidad.

Una persona no necesita presentar inicialmente un documento técnico extenso para compartir una idea.

Sin embargo, deberá explicar suficientemente:

• qué propone;
• por qué considera que es necesario;
• a quién beneficiaría;
• qué participación tendría la Asociación;
• qué recursos podrían ser necesarios; y
• qué resultado espera obtener.

Las propuestas pueden enviarse mediante los canales institucionales publicados en nuestra página de Contacto.

La presentación de una idea no obliga a la Asociación a adoptarla, financiarla o convertirla en un programa.

Nuestro Compromiso Con Los Programas

No queremos medir el trabajo de la Asociación por la cantidad de nombres de programas que podamos publicar.

Un programa debe existir porque responde a una necesidad real, cuenta con personas responsables y puede administrarse de manera suficientemente seria.

Preferimos desarrollar menos programas que puedan sostenerse, documentarse y demostrar resultados, antes que anunciar muchas iniciativas que nunca lleguen a convertirse en trabajo comunitario real.