Transparencia

La Asociación Puerto Carreño considera la transparencia una parte de su forma de gobierno y no solamente una obligación que se cumple después de recibir recursos.

Una organización comunitaria que administra cuotas, donaciones, proyectos, servicios, subvenciones, patrocinios u otros recursos debe poder explicar de dónde provienen, para qué fueron recibidos, quién puede decidir sobre ellos y cómo fueron utilizados.

Actualmente somos una asociación de hecho local de Puerto Carreño, Vichada, en formación como Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL). Estamos desarrollando desde esta etapa los procedimientos de documentación y rendición de cuentas que deberán acompañar nuestro crecimiento institucional.

La transparencia no significa publicar indiscriminadamente información privada, confidencial o protegida. Significa conservar información suficiente, aplicar controles apropiados y hacer pública aquella información institucional cuya divulgación permite comprender y evaluar responsablemente nuestra actuación.

Nuestro Principio De Transparencia

Queremos poder responder de manera clara a preguntas sencillas:

• ¿Quién tomó una decisión?
• ¿Con qué autoridad?
• ¿De dónde provino un recurso?
• ¿Para qué fue recibido?
• ¿Tenía alguna restricción?
• ¿Quién autorizó su utilización?
• ¿En qué se gastó?
• ¿Qué resultado produjo?
• ¿Existía algún conflicto de interés?
• ¿Qué documento respalda la operación?

Cuando una organización puede responder estas preguntas mediante sus propios registros, la transparencia deja de ser una reacción frente a una auditoría y se convierte en una práctica normal de administración.

Información Institucional Pública

Puerto-Carreño.org se desarrollará progresivamente como la principal fuente pública de información institucional de la Asociación.

Según corresponda a cada etapa, podremos publicar información como:

• identidad y estado jurídico de la Asociación;
• estatutos y modificaciones una vez adoptados;
• estructura de gobierno;
• responsables de funciones institucionales;
• políticas vigentes;
• programas y proyectos;
• informes de gestión;
• información financiera resumida;
• fuentes relevantes de financiación;
• subvenciones y cooperación institucional;
• decisiones de especial importancia;
• conflictos de interés declarados cuando su publicación corresponda;
• documentos institucionales públicos; y
• resultados y rendición de cuentas.

Fuentes De Financiación

La Asociación podrá sostener sus actividades mediante distintas fuentes de ingreso compatibles con su objeto, su naturaleza sin ánimo de lucro y las normas aplicables.

Entre esas fuentes pueden encontrarse:

• cuotas de membresía;
• cuotas y tarifas de programas o clubes;
• donaciones de personas naturales;
• donaciones de empresas y organizaciones;
• aportes de fundaciones;
• subvenciones;
• cooperación nacional e internacional;
• financiación de universidades y centros de investigación;
• recursos provenientes de gobiernos u organismos públicos cuando exista un mecanismo legal aplicable;
• organismos multilaterales;
• patrocinios;
• convenios y proyectos;
• actividades educativas;
• servicios institucionales;
• servicios profesionales o técnicos compatibles con el objeto de la Asociación;
• publicaciones y materiales;
• eventos y actividades de recaudación; y
• otras actividades económicas legalmente desarrolladas para sostener los fines institucionales.

La existencia de varias fuentes de ingreso puede fortalecer la independencia de la Asociación al evitar una dependencia excesiva de un único donante, contrato, patrocinador o programa.

Donaciones

Las donaciones pueden convertirse en una fuente importante de apoyo para programas comunitarios, educativos, culturales, ambientales, productivos y otros proyectos compatibles con los fines de la Asociación.

Una donación deberá poder distinguirse de un pago por servicios, una cuota de membresía, un patrocinio, una subvención o un contrato.

Cuando corresponda, la Asociación deberá conservar información suficiente sobre:

• el donante;
• fecha de recepción;
• valor o naturaleza del aporte;
• si fue recibido en dinero o en especie;
• destinación;
• restricciones aceptadas;
• proyecto o programa relacionado; y
• documentación de soporte.

La información pública sobre donantes deberá equilibrar la transparencia institucional con la protección de datos personales, las condiciones legítimas de confidencialidad y las obligaciones legales aplicables.

Donaciones Durante Nuestra Etapa Actual

Mientras la Asociación continúe en proceso de formalización, deberá distinguirse cuidadosamente entre aportes recibidos durante esta etapa y donaciones recibidas posteriormente por una persona jurídica formalmente constituida.

No ofreceremos beneficios tributarios a un donante ni presentaremos una contribución como deducible o generadora de descuento tributario mientras no exista la condición jurídica y tributaria necesaria para hacerlo.

Cuando la Asociación se encuentre formalmente constituida, se documentarán las condiciones tributarias que correspondan y se informará públicamente si pertenece o no al Régimen Tributario Especial.

Cooperación Internacional

La Asociación podrá desarrollar capacidad para participar en programas de cooperación y financiación provenientes del exterior cuando cuente con la estructura jurídica, administrativa y financiera necesaria.

Los posibles cooperantes pueden incluir:

• fundaciones internacionales;
• universidades;
• centros de investigación;
• organizaciones no gubernamentales;
• agencias de cooperación;
• gobiernos extranjeros mediante los mecanismos legalmente aplicables;
• organismos multilaterales;
• programas filantrópicos;
• redes internacionales; y
• otras instituciones interesadas en apoyar proyectos compatibles con nuestro objeto.

La aceptación de financiación internacional no deberá depender únicamente de la disponibilidad del dinero.

Antes de aceptar un proyecto o aporte importante, la Asociación deberá entender quién ofrece los recursos, las condiciones que los acompañan, su finalidad, obligaciones de reporte, duración, restricciones y posibles responsabilidades.

Donaciones Internacionales

Las donaciones provenientes del exterior pueden estar sujetas a procedimientos diferentes según se trate de dinero, bienes, equipos, asistencia técnica u otras formas de cooperación.

Cuando una donación requiera procedimientos aduaneros, cambiarios, tributarios, de nacionalización u otros trámites especiales, la Asociación deberá verificar las reglas vigentes antes de recibir o disponer de los recursos.

No asumiremos que todos los aportes internacionales pueden recibirse bajo el mismo procedimiento.

Proyectos Financiados Por Terceros

Cuando una fundación, universidad, organismo público, empresa, cooperante u otra institución financie un proyecto, procuraremos identificar públicamente la relación de manera proporcional a su importancia.

Una ficha de proyecto podrá indicar:

• nombre del proyecto;
• objetivo;
• territorio o población beneficiaria;
• entidad financiadora;
• entidades participantes;
• periodo de ejecución;
• valor presupuestado cuando corresponda publicarlo;
• restricciones principales;
• responsable institucional;
• estado del proyecto;
• resultados; y
• documentos o informes públicos relacionados.

Recibir financiación no convierte automáticamente al financiador en miembro, órgano de gobierno o autoridad sobre la Asociación.

Proyectos Propios Para Generar Recursos

La Asociación no tiene que depender únicamente de donaciones.

Podrá diseñar y operar proyectos propios capaces de generar ingresos cuando sean compatibles con sus fines y se administren dentro de la estructura institucional.

Estos proyectos pueden cumplir dos objetivos simultáneamente:

• producir un beneficio social, comunitario, educativo, cultural, ambiental o económico; y
• contribuir al sostenimiento de la Asociación.

El hecho de que un proyecto genere ingresos no significa que sus excedentes deban distribuirse entre los miembros.

Los recursos generados deberán administrarse conforme a su naturaleza, las decisiones institucionales y las obligaciones legales y tributarias aplicables.

Ingresos Propios Y Sostenibilidad

Una institución responsable debe procurar desarrollar fuentes de financiación sostenibles.

Dependencia permanente de una sola fuente externa puede poner en riesgo la continuidad de programas y también puede afectar la independencia institucional.

Por eso podremos combinar, según corresponda:

• cuotas;
• donaciones;
• subvenciones;
• proyectos financiados;
• servicios;
• actividades productivas;
• eventos;
• convenios; y
• otras fuentes permitidas.

La mezcla de fuentes deberá quedar suficientemente documentada para que cada recurso pueda ser tratado de acuerdo con su finalidad.

Fondos Restringidos

Algunos recursos se reciben para un propósito específico.

Si un donante o financiador aporta recursos exclusivamente para un proyecto determinado y la Asociación acepta esa condición, esos recursos no deben utilizarse posteriormente para un propósito diferente sin la autorización necesaria.

Los fondos restringidos deberán poder identificarse contablemente y mantenerse separados de los recursos de libre destinación cuando corresponda.

Recursos De Libre Destinación

También son importantes los recursos que permiten sostener la infraestructura general de la Asociación.

Un proyecto visible puede requerir contabilidad, coordinación, administración, software, comunicaciones, asesoría profesional y otras funciones que continúan incluso cuando una actividad específica termina.

Por eso la Asociación buscará explicar a donantes y cooperantes la importancia de financiar responsablemente tanto los proyectos como la capacidad institucional necesaria para ejecutarlos.

Los Costos Administrativos Son Reales

Una organización no demuestra eficiencia fingiendo que no tiene costos administrativos.

Demuestra eficiencia cuando puede explicar esos costos, mantenerlos razonables y relacionarlos con el trabajo necesario para producir resultados.

Entre esos costos pueden encontrarse:

• contabilidad;
• administración;
• gestión documental;
• tecnología;
• seguros cuando correspondan;
• cumplimiento legal y tributario;
• protección de datos;
• servicios profesionales;
• evaluación y seguimiento;
• comunicaciones;
• logística; y
• coordinación.

Presupuestos

Los proyectos significativos deberán contar con presupuestos que permitan relacionar recursos con actividades y responsabilidades.

Los presupuestos ayudan a:

• evitar compromisos que la Asociación no puede cumplir;
• identificar costos reales;
• controlar desviaciones;
• determinar necesidades de financiación;
• rendir cuentas a financiadores; y
• comparar los resultados obtenidos con los recursos utilizados.

Contabilidad Y Registros Financieros

La Asociación deberá mantener registros que permitan comprender sus operaciones económicas y preparar la información contable, tributaria e institucional que resulte exigible.

La contabilidad no deberá limitarse a registrar cuánto dinero entró y salió.

También deberá permitir identificar, según corresponda:

• fuente de los recursos;
• naturaleza del ingreso;
• destinación;
• programa o proyecto;
• restricciones;
• obligaciones pendientes;
• activos adquiridos;
• responsables; y
• documentos de soporte.

Cuentas Y Manejo De Dinero

Después de la formalización, los recursos institucionales deberán manejarse mediante cuentas y mecanismos apropiados a nombre de la entidad cuando corresponda.

La Asociación evitará convertir cuentas personales de sus miembros, dignatarios o colaboradores en mecanismos permanentes de administración institucional.

Las autorizaciones para recibir, transferir o disponer de recursos deberán quedar claramente definidas.

Contratación Y Servicios Profesionales

La Asociación podrá contratar personas y organizaciones para realizar trabajo necesario.

La contratación deberá responder a una necesidad identificable y contar con documentación suficiente sobre el servicio, condiciones, valor y responsable de supervisar su cumplimiento.

Cuando exista una relación entre el proveedor y una persona que participa en la decisión de contratación, deberá evaluarse y documentarse el posible conflicto de interés.

Operaciones Con Personas Relacionadas

La Asociación no debe asumir que una operación es impropia simplemente porque involucra a un miembro, fundador, directivo o persona relacionada.

Sin embargo, estas operaciones requieren mayor cuidado.

Cuando correspondan deberán existir controles como:

• declaración de la relación;
• justificación de la necesidad;
• evaluación de condiciones razonables;
• abstención de la persona interesada cuando corresponda;
• autorización adecuada; y
• documentación de la decisión.

Conflictos De Interés

La transparencia exige reconocer que las personas pueden mantener simultáneamente relaciones personales, profesionales, económicas o institucionales.

Un conflicto de interés no debe ocultarse y tampoco debe presumirse automáticamente como corrupción.

Debe declararse, evaluarse y administrarse.

La Asociación desarrollará una política específica para determinar cómo se registran, evalúan y resuelven estas situaciones.

Compras Y Proveedores

La Asociación procurará utilizar procedimientos de compra proporcionales al valor, complejidad y riesgo de la operación.

No sería razonable exigir el mismo procedimiento para adquirir materiales menores que para contratar una obra, un sistema tecnológico o un servicio profesional significativo.

Sin embargo, toda compra deberá contar con soporte suficiente para explicar su finalidad y valor.

Los Donantes No Gobiernan La Asociación

Una donación no compra un voto.

Un donante puede legítimamente establecer condiciones sobre la utilización de una contribución si esas condiciones son aceptadas por la Asociación.

Eso es diferente de entregar al donante autoridad general sobre la Asamblea, la Junta Directiva, la admisión de miembros o decisiones institucionales no relacionadas con su aporte.

La Asociación no debe comprometer su independencia institucional a cambio de financiación.

Independencia Y Condiciones De Financiación

No todo financiamiento disponible será necesariamente apropiado.

Antes de aceptar recursos significativos, la Asociación podrá evaluar asuntos como:

• compatibilidad con el objeto institucional;
• origen de los recursos;
• condiciones contractuales;
• obligaciones de cofinanciación;
• restricciones;
• capacidad administrativa requerida;
• obligaciones futuras;
• riesgos reputacionales;
• protección de datos;
• propiedad intelectual;
• derechos de las comunidades participantes; y
• capacidad real para ejecutar y reportar el proyecto.

Proyectos Con Comunidades Indígenas

La financiación relacionada con comunidades indígenas requiere una atención especial a la participación, autorización y derechos de las comunidades involucradas.

La existencia de un financiador no autoriza por sí sola a la Asociación a publicar conocimientos tradicionales, representar a una comunidad, disponer de su patrimonio cultural o comprometerla en un proyecto.

Cuando un proyecto requiera consentimiento, acuerdos comunitarios u otros procedimientos específicos, estos deberán tratarse como parte sustancial del proyecto y no como una simple formalidad administrativa.

Resultados Y Evaluación

La transparencia no termina cuando se demuestra que el dinero fue gastado de acuerdo con un presupuesto.

También debemos poder preguntar qué produjo el proyecto.

Dependiendo de su naturaleza, podremos documentar:

• actividades realizadas;
• personas o comunidades participantes;
• productos entregados;
• resultados;
• indicadores;
• dificultades;
• aprendizajes;
• cambios realizados durante la ejecución; y
• recomendaciones para futuras actividades.

Informes

La Asociación desarrollará progresivamente informes institucionales que permitan comprender su actividad y administración.

Según corresponda podrán existir:

• informes de gestión;
• informes de programas;
• informes de proyectos;
• informes financieros;
• informes para financiadores;
• rendiciones de cuentas;
• memorias institucionales; y
• otros documentos exigidos por las normas aplicables.

La futura página de Informes funcionará como repositorio de los documentos que correspondan a publicación.

Documentos

La transparencia también requiere poder distinguir entre documentos de distinta naturaleza.

Cuando corresponda, identificaremos los documentos como:

• borrador;
• propuesta;
• documento en consulta;
• aprobado;
• vigente;
• modificado;
• reemplazado;
• archivado; o
• histórico.

La página de Documentos permitirá organizar progresivamente estos registros.

Transparencia Y Protección De Datos

Transparencia no significa publicar la base de datos de miembros, números de identificación, información bancaria, domicilios privados, expedientes personales ni otra información protegida.

Cuando sea posible cumplir el propósito de transparencia mediante información agregada, extractos, versiones públicas o resúmenes, utilizaremos esas alternativas.

La Asociación deberá conservar internamente la información completa que sea necesaria para cumplir sus responsabilidades, aunque esa información no sea pública.

Observaciones, Quejas Y Alertas

Una estructura transparente también necesita mecanismos para recibir información cuando algo no está funcionando correctamente.

La Asociación desarrollará canales para recibir observaciones, solicitudes de corrección, quejas y alertas relacionadas con su administración, programas y conducta institucional.

Estos mecanismos deberán utilizarse de buena fe y respetar los derechos de las personas involucradas.

Control, Supervisión Y Cumplimiento

La Asociación cumplirá las obligaciones de información, contabilidad, registro, tributación, supervisión y control que correspondan a su naturaleza jurídica y a las actividades que realice.

La publicación voluntaria de información en este sitio no sustituye las declaraciones, registros, informes o documentos que deban presentarse formalmente ante una autoridad.

Tampoco utilizaremos la transparencia pública como argumento para evitar una inspección, auditoría o requerimiento legítimo.

Nuestro objetivo es que los registros institucionales estén suficientemente organizados para responder responsablemente cuando corresponda.

Régimen Tributario Especial

La constitución como ESAL no significa automáticamente pertenecer al Régimen Tributario Especial.

Cuando la Asociación se encuentre formalmente constituida, deberá determinar con asesoría contable y tributaria si cumple los requisitos y si corresponde solicitar su calificación dentro de ese régimen.

Mientras dicha condición no exista, no presentaremos a la Asociación como entidad calificada ni ofreceremos a terceros beneficios tributarios asociados con esa condición.

Rendición Pública De Cuentas

Nuestra meta es que una persona interesada pueda visitar este sitio y entender progresivamente:

• quiénes somos;
• cómo nos gobernamos;
• cómo se participa;
• de dónde obtenemos recursos;
• qué proyectos desarrollamos;
• cómo utilizamos los fondos;
• qué resultados obtenemos;
• qué documentos están vigentes; y
• cómo puede pedir información o señalar un problema.

Nuestro Compromiso

Puerto Carreño necesita organizaciones capaces de recibir confianza y también de responder por ella.

Queremos poder trabajar con miembros de la comunidad, empresas, fundaciones, universidades, organizaciones sociales, entidades públicas, cooperantes nacionales e internacionales y otras instituciones sin perder de vista quiénes somos ni por qué existe la Asociación.

La capacidad de atraer recursos no será nuestra única medida de éxito.

También importará nuestra capacidad de administrarlos correctamente, documentar nuestras decisiones, respetar las condiciones legítimas de quienes los aportan y demostrar qué beneficio produjeron.

La transparencia no es un obstáculo para crecer. Es parte de la infraestructura que permite crecer sin perder la confianza de la comunidad.