Clubes

Los clubes son espacios organizados alrededor de un interés, actividad o comunidad específica y pueden funcionar bajo la autoridad de la Asociación Puerto Carreño cuando sean formalmente creados, admitidos o vinculados conforme a las reglas institucionales correspondientes.

Un club permite reunir personas alrededor de una actividad concreta sin convertir cada grupo en una organización jurídica independiente.

Los clubes pueden desarrollar sus propias actividades, liderazgo, calendarios, cuotas y reglas operativas, pero deben mantener una relación clara con la Asociación cuando actúen bajo su nombre o autoridad.

Durante nuestra etapa actual de formación, utilizamos modelos y experiencias existentes para diseñar una estructura de clubes que pueda ser transparente, sostenible y fácil de administrar.

Qué Es Un Club

Un club es un grupo organizado de personas que comparte un interés, actividad, práctica o propósito común.

Un club puede tener:

• nombre propio;
• propósito definido;
• coordinador o responsable;
• miembros o participantes;
• cuotas;
• actividades;
• calendario;
• reglas internas;
• presupuesto;
• registros;
• materiales; y
• espacios de comunicación propios.

Estas características no convierten automáticamente al club en una persona jurídica distinta de la Asociación.

Club Y Asociación No Son Lo Mismo

Pertenecer a un club no significa automáticamente pertenecer a la Asociación Puerto Carreño.

Una persona puede:

• pertenecer a un club sin ser miembro de la Asociación;
• ser miembro de la Asociación sin pertenecer a ningún club;
• pertenecer a varios clubes;
• participar ocasionalmente en una actividad sin pertenecer al club; o
• trabajar o colaborar con un club sin adquirir derechos políticos en la Asociación.

Las cuotas de un club no sustituyen las cuotas de membresía institucional y tampoco crean automáticamente derechos de voto dentro de la Asociación.

Club Y Programa Tampoco Son Lo Mismo

Un club se organiza principalmente alrededor de una comunidad de personas.

Un programa se organiza principalmente alrededor de un propósito institucional o conjunto de actividades.

Un club puede participar en un programa y un programa puede incluir actividades dirigidas a varios clubes.

La relación entre ambos deberá quedar suficientemente documentada cuando exista.

Cómo Puede Crearse Un Club

Un club puede surgir a partir de una propuesta de miembros, participantes, comunidades, profesionales, jóvenes, comerciantes u otras personas interesadas.

Antes de utilizar institucionalmente el nombre de la Asociación, la propuesta deberá explicar al menos:

• nombre del club;
• propósito;
• personas a quienes está dirigido;
• responsable inicial;
• actividades previstas;
• necesidades de espacio o recursos;
• posibles cuotas;
• presupuesto básico;
• riesgos relevantes; y
• relación propuesta con la Asociación.

Aprobación Del Club

Un grupo no deberá presentarse como club oficial de la Asociación simplemente porque utiliza un nombre relacionado con Puerto Carreño o porque algunos miembros de la Asociación participan en él.

La creación, admisión o vinculación deberá ser autorizada por la instancia institucional competente.

La decisión deberá indicar suficientemente:

• nombre del club;
• propósito;
• responsable;
• alcance de su autoridad;
• reglas aplicables;
• condiciones económicas;
• forma de rendición de cuentas; y
• relación con la Asociación.

Liderazgo Del Club

Cada club debe contar con una persona o equipo responsable de organizar sus actividades.

Dependiendo de la naturaleza del club, esa función puede denominarse:

• coordinador;
• facilitador;
• comisionado;
• director de actividades;
• responsable del club; u
• otra denominación apropiada.

La denominación deberá reflejar la función real y no crear la impresión de una autoridad que la persona no posee.

Dirigir un club no convierte automáticamente a una persona en directivo, dignatario o representante legal de la Asociación.

Responsabilidades Del Responsable

El responsable de un club puede tener funciones como:

• organizar actividades;
• coordinar participantes;
• mantener registros;
• administrar comunicaciones;
• aplicar las reglas del club;
• preparar presupuestos;
• controlar materiales;
• informar sobre ingresos y gastos;
• proteger información personal; y
• presentar informes a la Asociación.

Membresía Del Club

Cada club podrá establecer requisitos propios de membresía o participación, siempre que sean compatibles con las políticas de la Asociación y con la legislación aplicable.

Las reglas pueden contemplar:

• edad;
• interés o actividad común;
• inscripción;
• cuotas;
• asistencia;
• comportamiento;
• participación mínima;
• seguridad; y
• otras condiciones justificadas.

Cuotas Del Club

Los clubes pueden necesitar cuotas para sostener actividades específicas.

Las cuotas de un club pueden utilizarse para gastos como:

• espacios;
• materiales;
• equipos;
• instructores o facilitadores;
• comunicaciones;
• eventos;
• transporte;
• seguros cuando correspondan;
• servicios administrativos; y
• otros costos directamente relacionados con el club.

El valor deberá basarse razonablemente en el presupuesto y las necesidades del club.

Un club no debe prometer beneficios que no pueda sostener con los recursos disponibles.

Cuotas Separadas

Las cuotas de club, las cuotas de membresía de la Asociación y otros pagos institucionales deberán mantenerse conceptualmente separados.

Por ejemplo:

• pagar una cuota de club no crea automáticamente membresía en la Asociación;
• pagar la membresía institucional no incluye automáticamente todos los clubes;
• un club puede tener costos diferentes de otro; y
• una actividad especial puede requerir un pago adicional cuando corresponda.

Finanzas Del Club

Los clubes que administren recursos deberán llevar registros suficientes para explicar sus ingresos y gastos.

Dependiendo de su tamaño, podrán utilizar:

• presupuesto;
• registro de cuotas;
• registro de gastos;
• soportes;
• inventario de materiales;
• informes periódicos; y
• conciliación de recursos.

Los fondos del club no deberán confundirse con dinero personal del responsable.

Relación Con Los Recursos De La Asociación

La Asociación podrá proporcionar recursos, infraestructura o apoyo administrativo a un club cuando exista una decisión que lo autorice.

También puede establecer que una parte de determinadas cuotas contribuya a costos institucionales comunes cuando esa estructura sea aprobada y comunicada claramente.

La distribución de recursos entre un club y la Asociación deberá quedar documentada.

Facilitadores, Instructores Y Personal

Un club puede requerir personas con conocimientos específicos para desarrollar sus actividades.

Estas personas pueden ser:

• voluntarios;
• facilitadores;
• instructores;
• contratistas;
• empleados;
• profesionales invitados; o
• miembros que ofrecen una capacidad determinada.

La naturaleza de cada relación deberá reflejar la realidad del trabajo realizado.

La existencia de un club no significa que todas las personas necesarias para operarlo deban trabajar gratuitamente.

Voluntariado En Los Clubes

Los clubes pueden ofrecer oportunidades de voluntariado cuando exista una función apropiada.

El voluntariado no crea automáticamente:

• membresía del club;
• membresía institucional;
• derecho de voto;
• autoridad administrativa; ni
• representación de la Asociación.

Clubes Con Niños Y Adolescentes

Los clubes que involucren niños, niñas o adolescentes deberán desarrollar medidas adicionales de protección.

Estas pueden incluir, según la actividad:

• autorizaciones de padres o responsables;
• reglas de supervisión;
• control de asistencia;
• procedimientos frente a incidentes;
• protección de información personal;
• reglas sobre fotografías;
• espacios apropiados; y
• límites claros para comunicaciones entre adultos y menores.

Comunicaciones Del Club

Los clubes pueden utilizar grupos de mensajería, correo electrónico, calendarios, formularios u otras herramientas para coordinarse.

Las comunicaciones deberán respetar la privacidad y las políticas institucionales.

Un grupo de WhatsApp, por ejemplo, puede ser útil para coordinación, pero no sustituye automáticamente los registros institucionales que deban conservarse.

Nombre E Identidad Del Club

Un club puede tener su propio nombre e identidad visual.

Cuando opere oficialmente bajo la Asociación, deberá indicar su relación de manera suficientemente clara.

La identidad visual de un club no deberá utilizarse para crear la impresión de que se trata de una persona jurídica independiente si no lo es.

Uso Del Nombre De La Asociación

Los clubes autorizados podrán utilizar el nombre de la Asociación conforme a las reglas institucionales correspondientes.

Ese permiso podrá limitarse o retirarse cuando el club deje de cumplir las condiciones de vinculación.

La participación de algunas personas de la Asociación en un grupo externo no autoriza por sí sola a ese grupo a utilizar el nombre o logotipo institucional.

Ejemplo De Referencia: Club De Inglés

Un Club De Inglés constituye un buen ejemplo de cómo puede estructurarse un club comunitario.

Puede organizarse alrededor de:

• práctica del idioma;
• clases y talleres;
• niveles de participación;
• actividades de conversación;
• materiales;
• reservas;
• horarios;
• facilitadores;
• grupos de comunicación;
• cuotas de membresía del club; y
• reglas de asistencia y convivencia.

El Puerto Carreño English Club constituye una referencia útil para desarrollar este tipo de estructura porque ya ha permitido experimentar con elementos como inscripción, cuotas, clases, talleres, reservas, comunicaciones y organización de participantes.

La referencia a este modelo no significa que el Puerto Carreño English Club haya sido incorporado formalmente a la Asociación Puerto Carreño.

Cualquier incorporación futura deberá realizarse mediante la autorización, licencia, acuerdo o instrumento institucional que corresponda.

Otros Clubes Que Podrían Desarrollarse

La Asociación puede permitir la creación de clubes cuando exista una comunidad interesada y suficiente capacidad para administrarlos responsablemente.

Entre los ejemplos posibles se encuentran:

Club Juvenil De Fútbol

Un espacio para entrenamiento, práctica deportiva, actividades juveniles y participación comunitaria.

Un club de esta naturaleza requeriría especial atención a protección de menores, responsables adultos, instalaciones, equipos, horarios y seguridad.

Club De Turismo Y Conocimiento Del Territorio

Podría reunir personas interesadas en conocer Puerto Carreño y Vichada, intercambiar información, desarrollar formación y promover prácticas responsables.

Las actividades que constituyan servicios turísticos regulados deberán cumplir los requisitos legales aplicables y no deberán confundirse con simples actividades internas del club.

Club Empresarial

Podría reunir propietarios, administradores y emprendedores interesados en fortalecer buenas prácticas empresariales, cumplimiento, formación y cooperación.

El club no sería una cámara de comercio, autoridad de certificación ni organismo de supervisión.

Club De Emprendedores

Podría ofrecer un espacio para personas que están desarrollando pequeños negocios, iniciativas productivas o proyectos independientes.

Las actividades podrían incluir intercambio de experiencias, formación, revisión de ideas y orientación hacia recursos disponibles.

Club De Artes Y Cultura

Podría reunir artistas, artesanos, fotógrafos, músicos, escritores y otras personas interesadas en actividades culturales.

El club deberá respetar la propiedad intelectual, atribución, derechos de imagen y, cuando corresponda, derechos colectivos asociados con patrimonio cultural.

Club De Tecnología

Podría ofrecer actividades relacionadas con herramientas digitales, computación, seguridad básica, sitios web, programación y alfabetización tecnológica.

Club Ambiental

Podría reunir personas interesadas en educación ambiental, residuos, biodiversidad, conservación y actividades comunitarias responsables.

Las actividades que requieran permisos, intervención en áreas protegidas, manejo de fauna o flora u otras autorizaciones deberán cumplir la normativa correspondiente.

Club De Trabajadores Y Vendedores Móviles

Podría ofrecer un espacio de organización, información y cooperación para personas que desarrollan actividades móviles o en el espacio público.

Un club de esta naturaleza no podrá emitir licencias, permisos municipales ni autorizaciones públicas por cuenta propia.

Cualquier mecanismo relacionado con permisos, tarifas públicas o trámites oficiales requeriría un acuerdo y procedimiento legalmente válido con la autoridad competente.

Clubes Externos O Afiliados

No todos los clubes relacionados con la Asociación necesitan ser creados directamente por ella.

Una organización o club existente podría solicitar una relación de afiliación o colaboración.

La naturaleza de esa relación deberá quedar documentada y no deberá implicar automáticamente:

• control por parte de la Asociación;
• membresía institucional;
• derecho de voto;
• responsabilidad financiera conjunta; ni
• representación mutua.

Clubes Y Membresía Organizacional

Un club puede llegar a ser admitido como miembro organizacional o afiliado de la Asociación si los estatutos y procedimientos finalmente adoptados permiten esa categoría.

La admisión del club como organización sería distinta de la membresía individual de las personas que pertenecen a él.

Una misma persona no debe obtener votos adicionales simplemente porque participe en varios clubes.

Reglas Internas Del Club

Cada club podrá mantener reglas internas compatibles con las políticas generales de la Asociación.

Pueden tratar asuntos como:

• admisión;
• cuotas;
• actividades;
• reservas;
• asistencia;
• cancelaciones;
• comportamiento;
• uso de materiales;
• seguridad;
• comunicaciones; y
• responsabilidades de participantes.

Las reglas internas no podrán modificar por sí solas los estatutos o las políticas generales de la Asociación.

Documentos Del Club

Un club suficientemente desarrollado debería mantener un expediente institucional básico.

Este puede incluir:

• ficha del club;
• acto de creación o vinculación;
• propósito;
• responsable;
• reglas;
• presupuesto;
• estructura de cuotas;
• registro de participantes;
• calendario;
• autorizaciones;
• informes; y
• documentación financiera.

Transparencia Del Club

Los participantes deben poder comprender razonablemente:

• quién dirige el club;
• qué reglas aplica;
• cuánto cuesta participar;
• para qué se utilizan las cuotas;
• qué relación mantiene con la Asociación; y
• cómo pueden presentar una inquietud.

Evaluación Del Club

La Asociación podrá revisar periódicamente el funcionamiento de los clubes vinculados.

La revisión puede considerar:

• participación;
• administración;
• sostenibilidad;
• finanzas;
• cumplimiento de reglas;
• protección de participantes;
• conflictos de interés;
• resultados; y
• compatibilidad con los fines institucionales.

Suspensión De Un Club

Un club puede ser suspendido temporalmente cuando exista una razón suficiente para detener actividades mientras se revisa una situación.

La suspensión puede ser apropiada cuando existan problemas relacionados con:

• seguridad;
• administración de recursos;
• liderazgo;
• protección de participantes;
• cumplimiento legal;
• falta de capacidad operativa; o
• otras situaciones que requieran revisión.

Cierre De Un Club

Un club no necesita existir permanentemente.

Puede cerrarse cuando:

• deje de existir suficiente participación;
• no pueda sostenerse;
• cumpla su propósito;
• se integre con otro club o programa;
• deje de ser compatible con los fines institucionales; o
• exista otra razón debidamente documentada.

El cierre deberá resolver adecuadamente recursos, documentos, obligaciones pendientes y comunicación con participantes.

Clubes Activos

Esta página podrá incorporar posteriormente un índice de clubes oficialmente vinculados a la Asociación Puerto Carreño.

Para cada club podremos publicar:

• nombre;
• estado;
• propósito;
• responsable;
• requisitos de participación;
• cuotas;
• calendario;
• documentos relacionados; y
• enlace a su página.

Un club no será presentado como oficialmente vinculado hasta que exista una base institucional suficiente para hacerlo.

Proponer Un Club

Las personas interesadas en desarrollar un club pueden presentar una propuesta a la Asociación.

Una propuesta inicial puede ser sencilla, pero debería explicar:

• qué club desea crear;
• qué actividad o interés reúne a las personas;
• quiénes podrían participar;
• quién está dispuesto a organizarlo;
• qué recursos necesita;
• si requerirá cuotas; y
• qué relación espera mantener con la Asociación.

Las propuestas pueden enviarse mediante los canales institucionales publicados en la página de Contacto.

La presentación de una propuesta no significa que el club haya sido aprobado.

Nuestro Compromiso Con Los Clubes

Los clubes pueden convertirse en una de las maneras más directas de construir comunidad porque reúnen a personas alrededor de actividades que realmente desean compartir.

Pero un club también necesita organización, responsables, reglas y recursos suficientes.

Nuestro objetivo es facilitar clubes que puedan desarrollar su propia identidad y energía comunitaria sin perder transparencia, responsabilidad ni claridad sobre su relación con la Asociación Puerto Carreño.