Comprender cómo participar es el primer paso para construir una institución responsable. Este glosario explica los términos utilizados en la solicitud de vinculación y en las páginas de la Asociación Puerto Carreño, una asociación de hecho local en formación como entidad sin ánimo de lucro en Colombia.

Está dirigido a solicitantes, miembros, participantes de clubes, colaboradores y personas interesadas en la cooperación. Las definiciones distinguen la relación de cada persona con la Asociación, las funciones de gobierno y el trabajo necesario para desarrollar iniciativas comunitarias.

Identidad y alcance de las definiciones

Este es un recurso explicativo. No adopta estatutos, crea cargos, concede derechos ni reemplaza una decisión de admisión. Las categorías del formulario describen el modelo de vinculación presentado durante la formación; sus efectos definitivos deberán quedar establecidos en los instrumentos que se adopten.

Asociación de hecho en formación

Organización de personas que desarrolla un proceso asociativo y prepara su formalización. Es la condición actual de la Asociación Puerto Carreño; no equivale a afirmar la existencia de una persona jurídica registrada.

Entidad sin ánimo de lucro (ESAL)

Entidad cuyos recursos se orientan a sus fines y no al reparto de utilidades entre sus integrantes. Puede requerir ingresos y trabajo remunerado. El carácter sin ánimo de lucro no acredita por sí solo exención tributaria, pertenencia al Régimen Tributario Especial ni habilitación para recibir una subvención determinada.

Organización articuladora o de carácter paraguas

Descripción funcional del propósito de reunir y apoyar iniciativas, clubes y espacios de participación bajo un marco común. No significa que la Asociación represente a todas las organizaciones o habitantes del municipio ni que una iniciativa externa quede integrada por el solo hecho de ser mencionada.

Cooperación institucional

Colaboración para alcanzar objetivos compatibles entre personas, organizaciones, entidades públicas o cooperantes. Su alcance depende de compromisos verificables; una conversación o un enlace no constituye alianza, respaldo ni financiación.

Solicitud, admisión y participación

Gateway o registro inicial

Punto de entrada que registra los datos iniciales y permite continuar hacia la solicitud. La persona debe conservar el número asignado y utilizar los datos correspondientes a su registro.

Número Provisional de Solicitud

Identificador del trámite, como ASOCPCR-00101. No es una credencial de miembro ni acredita voto, cargo, admisión o representación.

Solicitante

Persona que presenta información y expresa cómo desea vincularse. Seleccionar una categoría o una función registra una solicitud; no constituye un nombramiento ni una admisión automática.

Admisión

Decisión documentada que acepta una vinculación conforme a las reglas y a la competencia aplicables. Debe permitir identificar la categoría reconocida, sus condiciones y la fecha correspondiente. El formulario y el pago no sustituyen esa decisión.

Miembro habilitado

Miembro admitido que reúne las condiciones aplicables para ejercer un derecho concreto. Tener voz, votar, postularse y representar a la Asociación son facultades distintas. El modelo presentado contempla un voto por cada miembro habilitado, sin votos adicionales por mayores aportes o acumulación de funciones.

Participante y beneficiario

Participante es quien toma parte en una actividad; beneficiario es quien recibe el beneficio previsto por una iniciativa. Ninguna condición confiere por sí sola membresía, voto o autoridad institucional.

Voluntario sin membresía

Persona que ofrece tiempo o conocimientos para tareas acordadas sin solicitar ingreso como miembro. Su colaboración requiere un alcance claro y no le atribuye automáticamente representación, manejo de recursos ni un cargo.

Clases de membresía del formulario

La solicitud distingue las siguientes siete denominaciones. Se explican por su finalidad; los aportes, cuotas y duraciones indicados en el formulario deberán corresponder a las condiciones comunicadas y a las decisiones institucionales aplicables. La duración de una membresía no determina la duración de un cargo.

Socio Fundador

Vía dirigida a quienes desean contribuir a la constitución y al establecimiento de la Asociación. El formulario la presenta con carácter vitalicio y contempla vínculos actuales, anteriores o futuros con Puerto Carreño. La condición constituyente requiere participación y registro efectivos; el reconocimiento no convierte al fundador en propietario ni le garantiza un cargo. El alcance del carácter vitalicio deberá precisarse en los estatutos.

Socio 1.º Pleno Derecho

Denominación utilizada en el formulario para la vía inicial vinculada a la primera Asamblea y al proceso constitutivo, con residencia actual en Puerto Carreño y una duración anunciada de dos años. Su función es contribuir a la organización inicial y participar en las decisiones para las que resulte habilitado. No equivale a una plaza reservada en la Junta Directiva ni a un cargo por dos años.

Socio Protector(a)

Vía de apoyo al establecimiento de la Asociación mediante un aporte de constitución, presentada en el formulario por un año. Su función es respaldar la formación y sostenibilidad institucional. La denominación no permite deducir por sí sola facultades de gobierno; la participación constituyente, la voz y el voto deberán precisarse expresamente.

Socio Institucional

Vía prevista para ESAL y ONG interesadas en una vinculación institucional, presentada por un año. El formulario contempla un voto ejercido por una persona delegada. Su aplicación requiere identificar a la organización admitida, acreditar a su delegado y definir las reglas de representación. La delegación no multiplica votos ni acredita una alianza o un respaldo público.

Socio Pleno Derecho

Vía de membresía ordinaria presentada por un año, orientada a la participación continuada en la vida de la Asociación. Comprende el ejercicio de los derechos de voz y voto cuando la persona haya sido admitida y esté habilitada conforme a las reglas adoptadas. No confiere representación legal ni autoridad ejecutiva automática.

Miembro Honorario

Vinculación que el formulario presenta con carácter vitalicio y sin voto, destinada a personas cuyo consejo o contribución se considera valioso. Puede relacionarse con funciones consultivas, pero el reconocimiento honorario no constituye por sí solo un nombramiento como asesor. La participación con voz y su alcance deberán documentarse. No se presume que toda persona que ejerza una función pública deba pertenecer a esta categoría.

Miembro Asociado

Vinculación sin voto, presentada por un año y relacionada con los clubes y comités adherentes. Facilita la participación en esos espacios bajo sus condiciones. La inscripción en un club no equivale automáticamente a la admisión en esta categoría ni habilita para gobernar la Asociación.

Solicitar orientación previa permite aclarar una categoría, una condición o una posible incompatibilidad antes de elegir. No es una clase de membresía. Tampoco lo es expresar interés en trabajo de tiempo parcial: cualquier relación laboral o de servicios necesita un acuerdo separado.

Órganos de gobierno y funciones institucionales

La estructura se encuentra en desarrollo. Las siguientes definiciones explican las funciones contempladas en el formulario y en las páginas institucionales. La composición, los cargos, las facultades y los procedimientos deberán quedar determinados en los estatutos y actos correspondientes.

Espacios de decisión y asesoría

Asamblea Constitutiva

Reunión en la que las personas habilitadas para constituir la entidad deliberan sobre su creación, adoptan los documentos correspondientes y realizan las designaciones iniciales que procedan. La calidad de constituyente depende de la participación y del registro efectivos, no solamente del interés expresado o del aporte.

Asamblea General

Órgano de deliberación y decisión de los miembros habilitados conforme a los estatutos. Atiende los asuntos reservados a su competencia y conoce la gestión institucional. Una reunión abierta de participantes no se convierte por ello en Asamblea General.

Junta Directiva

Órgano colegiado previsto para orientar y supervisar la gestión dentro de las competencias que le asignen los estatutos. Sus integrantes deliberan y responden por sus funciones; no adquieren individualmente todas las facultades de la Junta. La composición anunciada en el formulario constituye una previsión de formación, no prueba de una Junta ya elegida.

Consejo Asesor o Consejo Consultivo

Espacio previsto para reunir conocimiento y recomendaciones de personas con experiencia pertinente. Asesora dentro de un encargo definido y no sustituye a la Asamblea, a la Junta ni a la representación legal. La asesoría no confiere por sí sola membresía ni voto.

Comité, comisión o subgrupo

Equipo organizado para estudiar un asunto, formular recomendaciones o desarrollar tareas específicas. Su creación debe distinguir el carácter consultivo, operativo o decisorio del encargo. No posee competencias generales por utilizar la palabra comisión, incluso cuando su nombre incluya una referencia internacional.

Cargos y responsabilidades funcionales

Cargo estatutario o dignatario

Responsabilidad definida en los estatutos, con funciones, forma de designación y límites identificables. La lista definitiva de cargos todavía requiere adopción. Expresar interés en el formulario no reserva una posición ni habilita para utilizarla públicamente.

Presidencia o coordinación de un órgano

Función de conducir el trabajo, ordenar la deliberación y dar seguimiento a los acuerdos del órgano o equipo correspondiente. Presidir una reunión, comité o comisión no equivale a representar legalmente a toda la Asociación ni permite sustituir una decisión colegiada.

Secretaría

Función de apoyar convocatorias, actas, registro de decisiones y conservación documental, con las atribuciones que se establezcan. Debe distinguirse el eventual cargo de gobierno del apoyo administrativo contratado para preparar y mantener los registros.

Tesorería

Función de seguimiento y control de recursos, soportes de ingresos y egresos, presupuestos e información financiera. Su designación no autoriza por sí sola cualquier gasto ni reemplaza la contabilidad profesional. El formulario prevé entregar a la Tesorería electa un balance inicial; esa previsión no acredita que la entrega o la elección ya hayan ocurrido.

Representación legal

Facultad de actuar por la persona jurídica dentro de los límites aplicables, acreditada mediante los instrumentos correspondientes. Mientras la Asociación se encuentre en su etapa actual, no debe confundirse la función de organizador, contacto, promotor o webmaster con la representación legal de una ESAL registrada.

Organizador o consultor promotor

Persona que impulsa la formación, facilita información y apoya la preparación institucional dentro del encargo existente. La promoción no confiere automáticamente facultades permanentes para admitir miembros, nombrar dignatarios o comprometer a la futura persona jurídica.

Asesoría ad honorem o pro bono

Contribución sin remuneración por el encargo acordado. Debe delimitar su materia, alcance y responsabilidad. No implica disponibilidad ilimitada ni sustituye las habilitaciones profesionales exigibles para una actuación concreta.

Coordinación de clubes, programas o proyectos

Función de organizar actividades, equipos, recursos y seguimiento dentro de una iniciativa identificada. Su autoridad se limita al encargo recibido y no se extiende automáticamente a otros clubes ni al gobierno general.

Personal técnico, administrativo o profesional remunerado

Personas vinculadas mediante relaciones laborales o de servicios para tareas definidas. El modelo contempla separar ese trabajo del gobierno ad honorem. Describir la estructura prevista no significa que todos esos puestos estén creados, contratados o financiados.

Delegación y vocería

Delegación es la autorización delimitada para realizar una función; vocería es la autorización para comunicar una posición institucional. Deben identificarse su origen, alcance y duración. Ninguna se presume por tener una cuenta digital, integrar un comité o pertenecer a una categoría de membresía.

Clubes, programas y proyectos

Club

Grupo organizado alrededor de una actividad o interés compartido. Puede contar con coordinación y reglas de participación propias. Su relación con la Asociación requiere identificación expresa: iniciativa independiente, propuesta de integración o vinculación documentada.

Programa

Conjunto organizado de actividades que da continuidad a una finalidad institucional. Puede reunir varios proyectos y colaborar con clubes. Una línea temática anunciada no demuestra que exista un programa operativo.

Proyecto y propuesta de proyecto

Un proyecto organiza objetivos, personas destinatarias, actividades, responsables, recursos, plazo y resultados esperados. Una propuesta presenta ese diseño para su consideración; no acredita aprobación, financiación ni ejecución.

Propuesto, aprobado, financiado y en ejecución

Son estados distintos. Propuesto significa presentado para consideración; aprobado requiere una decisión competente; financiado exige recursos confirmados para un alcance identificable; en ejecución supone actividades efectivamente iniciadas. Una aprobación no demuestra que existan fondos disponibles.

Participación comunitaria y autoridad colectiva

La participación de una persona no acredita representación de una comunidad. En iniciativas que conciernan a pueblos indígenas deben identificarse el pueblo, las autoridades, el territorio, la jurisdicción y los acuerdos o autorizaciones pertinentes. Una imagen, un contacto o una membresía individual no presume consentimiento colectivo.

Recursos, integridad y transparencia

Aporte de constitución

Contribución destinada al establecimiento de la organización bajo condiciones expresas. Debe distinguirse de la cuota anual, de una donación y del pago de un servicio. El formulario no recibe pagos; una eventual recaudación posterior requiere identificar al receptor autorizado, el destino, los soportes y las condiciones aplicables.

Cuota de membresía o de club

Contribución periódica correspondiente a una vinculación concreta. La cuota de un club y la de la Asociación son obligaciones diferentes. No se presume que un aporte inicial incluya renovaciones, servicios o cuotas adicionales no expresamente definidos.

Donación y recurso restringido

Una donación es un aporte gratuito sujeto a sus condiciones aplicables. Un recurso restringido tiene una destinación específica que debe respetarse y registrarse. Ninguno compra cargos o votos adicionales; tampoco se promete un beneficio tributario al donante sin fundamento verificable.

Conflicto de interés

Situación en la que un interés personal, económico, profesional o institucional puede afectar una actuación imparcial. Debe identificarse y tratarse mediante las reglas aplicables, incluida la abstención cuando corresponda. Declararlo no equivale por sí solo a una falta ni determina automáticamente una categoría de membresía.

Rendición de cuentas

Explicación documentada de decisiones, recursos, actividades y resultados por parte de quienes asumen responsabilidades. Debe reconocer limitaciones y resultados pendientes, protegiendo los datos personales y la información cuya divulgación no corresponda.

Documentos, publicaciones y derechos

Estatutos

Reglas fundamentales de la organización, incluidas la membresía, los órganos, las competencias y la administración. Un proyecto de estatutos sigue siendo una propuesta hasta su adopción; la publicación de una explicación no demuestra registro ni vigencia.

Política y acta

Una política desarrolla criterios para asuntos recurrentes; un acta documenta lo ocurrido y decidido en una reunión. Cada instrumento debe identificar su estado y autoridad. Un texto publicado como borrador no se convierte automáticamente en una regla adoptada.

Informe, comunicado y artículo de contexto

Un informe institucional presenta información y resultados sobre un asunto delimitado; un comunicado de prensa comunica una posición o novedad institucional; un artículo de contexto explica antecedentes. Son géneros de publicación y no certificados de aprobación o de exactitud independiente.

Proyecto revisado por pares

Publicación que acredita una revisión efectivamente realizada por personas con competencia pertinente. Debe poder identificarse el alcance de la revisión y su registro. La etiqueta editorial no demuestra por sí sola aprobación institucional, condición de artículo científico ni financiación.

Creative Commons Atribución 4.0 Internacional

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Referencias y orientación

Para conocer las condiciones de vinculación, consulte la solicitud de la Asociación Puerto Carreño. Si ya recibió su número provisional, continúe mediante el enlace personalizado del Gateway y conserve sus datos de registro. Si ya presentó la solicitud, no necesita repetirla para consultar este glosario.

• Membresía: vinculación y responsabilidades.
• Gobernanza y Estatutos: estructura propuesta y desarrollo de reglas.
• Clubes y Programas: organización de iniciativas.
• Documentos y Transparencia: estado documental y rendición de cuentas.
• Privacidad y Contacto: tratamiento de información y consultas.

Las definiciones institucionales no se presentan como categorías impuestas por la ley. Como referencias externas pueden consultarse el Decreto-Ley 2150 de 1995, artículos 40 a 43, dentro de su ámbito de aplicación, y el glosario de la DIAN sobre el Régimen Tributario Especial. Estas fuentes no acreditan el registro ni la situación tributaria de la Asociación.