Contacto

El correo electrónico es el canal oficial de contacto de la Asociación Puerto Carreño.

Durante nuestra etapa de formación utilizamos medios digitales para recibir, organizar, documentar y responder las comunicaciones institucionales.

Puede utilizar WhatsApp para realizar un primer contacto, coordinar una conversación o comunicar un asunto breve. Sin embargo, cuando una solicitud requiera revisión, documentación, una decisión institucional, seguimiento o respuesta formal, deberá presentarse por correo electrónico.

Correo Electrónico Oficial

Correo: contact@puertocarreno.com

Este es el canal principal para comunicaciones relacionadas con:

• la Asociación;
• membresía;
• gobernanza;
• documentos institucionales;
• programas y clubes;
• proyectos;
• participación comunitaria;
• cooperación;
• donaciones y subvenciones;
• universidades y organizaciones;
• propuestas institucionales;
• protección de datos;
• solicitudes de corrección; y
• otros asuntos que requieran seguimiento.

Si necesita que una comunicación sea recibida, conservada y tramitada institucionalmente, utilice el correo electrónico.

Persona De Contacto Durante La Formación

David J. Wright
Organizador y Webmaster

Durante la etapa actual de formación, el Organizador y Webmaster coordina la preparación institucional de la Asociación y actúa como punto principal de contacto para asuntos relacionados con:

• organización de la Asociación;
• desarrollo de Puerto-Carreño.org;
• edición y publicación institucional;
• preparación y control de documentos;
• proyectos;
• cooperación institucional;
• preparación de propuestas;
• subvenciones y oportunidades de financiación; y
• comunicaciones con organizaciones interesadas en colaborar.

Esta función corresponde a la etapa de formación y no debe confundirse con el cargo futuro de Representante Legal de una ESAL formalmente constituida.

WhatsApp

También puede realizar un primer contacto mediante WhatsApp.

WhatsApp de la Asociación:
+57 322 671 6433

WhatsApp del Organizador:
+57 322 436 2741

WhatsApp es apropiado para:

• presentarse;
• confirmar que se envió un correo;
• coordinar una conversación;
• hacer una consulta breve;
• solicitar orientación sobre el canal adecuado; o
• resolver un asunto logístico sencillo.

WhatsApp no sustituye el correo electrónico para solicitudes que requieran revisión documental, una respuesta formal, una decisión institucional o conservación del expediente.

Cómo Presentar Una Comunicación

Para ayudarnos a comprender y atender correctamente su mensaje, explique claramente:

• su nombre;
• organización o comunidad que representa, si corresponde;
• asunto;
• motivo de la comunicación;
• qué solicita de la Asociación;
• información o documentos relevantes; y
• si existe una fecha o plazo importante.

No es necesario redactar una carta formal para realizar una consulta ordinaria. Sí necesitamos información suficiente para entender qué desea y por qué se comunica con nosotros.

Asunto Del Correo

Cuando sea posible, utilice un asunto que identifique el propósito del mensaje.

Por ejemplo:

• MEMBRESÍA — solicitud o consulta sobre membresía;
• PROYECTO — propuesta o asunto relacionado con un proyecto;
• COOPERACIÓN — universidades, fundaciones, organizaciones o instituciones interesadas en colaborar;
• SUBVENCIÓN — oportunidades de financiación, grants o convocatorias;
• DOCUMENTOS — consulta sobre documentos institucionales;
• PRIVACIDAD — consulta o reclamo relacionado con datos personales;
• CORRECCIÓN — solicitud relacionada con información publicada;
• VOLUNTARIADO — interés en colaborar voluntariamente; y
• CONTACTO — consulta institucional general.

Mensajes Que No Podemos Tramitar Adecuadamente

Las comunicaciones informales que no permitan identificar razonablemente el asunto o propósito pueden no recibir trámite.

Por ejemplo, un mensaje que solamente diga:

• «Hola»;
• «Necesito información»;
• «Llámeme»;
• «Tengo una propuesta»; o
• «Quiero hablar con alguien»

sin explicar suficientemente el motivo de la comunicación puede ser imposible de clasificar o responder.

Cuando el propósito pueda aclararse fácilmente, procuraremos solicitar información adicional. Sin embargo, mensajes repetitivos, automatizados, abusivos, no solicitados o que carezcan de un propósito comprensible podrán ser descartados.

Solicitudes Formales

Las solicitudes que impliquen derechos legales, protección de datos, obligaciones contractuales, requerimientos de autoridades u otros procedimientos formales serán tratadas conforme al procedimiento que corresponda.

Las reglas sobre mensajes informales no se utilizarán para ignorar una solicitud válida simplemente porque la persona no haya utilizado una terminología jurídica específica.

Lo importante es que exista información suficiente para identificar al solicitante, comprender el asunto y determinar qué procedimiento debe aplicarse.

Solicitudes Sobre Datos Personales

Las consultas y reclamos relacionados con protección de datos personales deben enviarse preferiblemente por correo electrónico e indicar en el asunto:

PRIVACIDAD — Solicitud De Datos Personales

La Asociación aplicará los procedimientos y términos establecidos en su Política De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales y en la legislación aplicable.

Consultas Sobre Membresía

Las personas interesadas en formar parte de la Asociación pueden solicitar información sobre el proceso de admisión.

Una consulta, conversación o mensaje no constituye admisión.

Cuando el procedimiento formal de membresía se encuentre habilitado, la persona deberá completar los pasos y requisitos correspondientes.

Proyectos Y Propuestas

Las personas u organizaciones que deseen presentar una idea, proyecto o propuesta deben explicar suficientemente:

• qué se propone;
• qué problema o necesidad busca atender;
• dónde se desarrollaría;
• quiénes participarían;
• qué se solicita de la Asociación;
• qué recursos ya existen; y
• qué resultados se esperan.

Recibir una propuesta no obliga a la Asociación a adoptarla, financiarla o participar en ella.

Cooperación Institucional

Fundaciones, universidades, organizaciones no gubernamentales, entidades públicas, cooperantes, centros de investigación y otras instituciones interesadas en Puerto Carreño pueden comunicarse directamente con la Asociación.

En el asunto del correo recomendamos utilizar:

COOPERACIÓN — [Nombre De La Organización]

El mensaje debe explicar brevemente la organización que representa, el área de interés, el propósito del contacto y el tipo de colaboración que desea explorar.

Subvenciones Y Financiación

Las comunicaciones relacionadas con subvenciones, convocatorias, cooperación financiera o posibles fuentes de financiación pueden dirigirse al Organizador durante la etapa de formación.

Utilice preferiblemente:

SUBVENCIÓN — [Nombre De La Convocatoria O Institución]

Cuando sea posible, incluya:

• organización financiadora;
• nombre de la oportunidad;
• enlace o documentación;
• fecha límite;
• requisitos principales; y
• razón por la cual considera que puede ser relevante para la Asociación.

Documentos Institucionales

Las consultas sobre estatutos, políticas, informes, actas públicas, Hojas Informativas u otros documentos pueden enviarse indicando:

DOCUMENTOS — [Nombre Del Documento]

Cuando exista una versión pública disponible, procuraremos indicar dónde puede consultarse.

La existencia de un documento interno no significa automáticamente que deba publicarse íntegramente cuando contenga información protegida, personal, confidencial o restringida.

Correcciones

Si considera que existe un error material en información institucional publicada por la Asociación, puede comunicarlo mediante correo electrónico.

Indique:

• la página o documento;
• la información que considera incorrecta;
• la corrección propuesta; y
• la fuente o fundamento que permita verificarla.

Utilice en el asunto:

CORRECCIÓN — [Página O Documento]

Consultas De Medios Y Publicaciones

Las consultas relacionadas con declaraciones institucionales, información sobre la Asociación o solicitudes provenientes de medios y publicaciones deben identificar claramente al medio, periodista o responsable de la consulta.

La Asociación puede distinguir entre una respuesta institucional y una opinión personal de cualquiera de sus miembros.

Dirección Física

Carrera 10 con Calle 20
Puerto Carreño, Vichada
Colombia 990001

Esta dirección se publica como referencia física institucional.

La Asociación no utiliza ni monitorea el correo postal como canal ordinario para recibir correspondencia institucional.

Las comunicaciones que requieran recepción, respuesta, seguimiento o conservación institucional deben enviarse por correo electrónico.

Visitas Y Reuniones

La publicación de una dirección física no significa que exista atención permanente al público sin coordinación previa.

Cuando sea necesaria una reunión presencial, recomendamos acordarla previamente por correo electrónico o WhatsApp.

Esto permite confirmar disponibilidad, identificar el propósito de la reunión y procurar que participe la persona adecuada.

Correspondencia Postal

Puerto Carreño se encuentra en una región donde las condiciones logísticas pueden hacer que la correspondencia física no sea el medio más apropiado para comunicaciones institucionales que requieren seguimiento oportuno.

Por esa razón, la Asociación no designa el correo postal como canal ordinario de notificaciones, solicitudes o correspondencia institucional.

Si alguna actuación específica exige legalmente entrega física o un mecanismo determinado, deberá coordinarse previamente para establecer el procedimiento aplicable.

Notificaciones Y Comunicaciones Jurídicas

Durante la etapa actual de formación, una comunicación jurídica o administrativa importante debe enviarse primero al correo electrónico institucional indicando claramente su naturaleza.

Cuando una ley, autoridad, contrato o procedimiento exija una forma específica de notificación, deberá utilizarse el mecanismo legalmente aplicable.

La existencia de esta página no modifica requisitos legales especiales de notificación.

Tiempo De Respuesta

Las consultas ordinarias serán atendidas de acuerdo con su naturaleza, urgencia y capacidad disponible.

La Asociación no promete una respuesta inmediata a todas las comunicaciones.

Los procedimientos sometidos a términos legales —como determinadas consultas y reclamos sobre datos personales— serán tratados conforme a los plazos que correspondan.

No Es Un Canal De Emergencias

Los correos electrónicos, formularios y números de WhatsApp de la Asociación no constituyen servicios de emergencia.

Una situación que requiera atención inmediata de policía, salud, bomberos, rescate u otra autoridad debe dirigirse a los servicios públicos competentes.

Idiomas

El idioma institucional principal de este sitio es el español colombiano.

La Asociación puede recibir comunicaciones en español o inglés cuando resulte necesario para cooperación, proyectos, investigación, universidades, financiadores u otras relaciones internacionales.

Protección De La Información De Contacto

Los datos proporcionados mediante comunicaciones con la Asociación serán tratados conforme a nuestra Política De Privacidad Y Tratamiento De Datos Personales.

No utilizaremos una consulta institucional ordinaria como autorización general para incorporar a una persona a comunicaciones comerciales o listas que no guarden relación con el propósito de su contacto.

Canales Oficiales

Para evitar confusiones, nuestros canales principales durante la etapa de formación son:

• Correo institucional: contact@puertocarreno.com
• WhatsApp de la Asociación: +57 322 671 6433
• WhatsApp del Organizador: +57 322 436 2741
• Sitio institucional: Puerto-Carreño.org
• Dirección física de referencia: Carrera 10 con Calle 20, Puerto Carreño, Vichada.

La Asociación podrá habilitar posteriormente formularios, cuentas o canales especializados. Cuando estos sean oficiales, serán identificados desde este sitio institucional.

Nuestro Compromiso De Contacto

Queremos que comunicarse con la Asociación sea sencillo, pero también que las comunicaciones puedan organizarse y comprenderse.

Una organización que recibe propuestas, solicitudes de membresía, documentos, consultas comunitarias, oportunidades de cooperación y posibles subvenciones necesita distinguir unas comunicaciones de otras y mantener un registro suficiente de aquellas que requieren seguimiento.

Por eso el correo electrónico es nuestro canal institucional principal: permite identificar el asunto, conservar documentación y mantener continuidad incluso cuando cambien las personas que desempeñan funciones dentro de la Asociación.